人事担当者のための ファイル名・保存場所の統一の切り出し｜プロジェクト・PMO補助から在宅の1人へ

このページは、プロジェクト・PMO補助の「ファイル名・保存場所の統一」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

担当業務の拡大は、ファイルを整える作業からでも始められる

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「また、今後の障がい者雇用には更なる多様性などへの対応が求められることも考えると、担当業務の拡大・作業量の確保も重要と考えられ、具体的に検討していく必要があると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

業務の幅を広げる入り口は、すでにある保存作業の中にもあります。プロジェクト・PMO補助にある「整える」という作業も、その1つです。

案件が重なる時期、ファイルの整理は追いついていますか

プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期のファイル名・保存場所の統一を、在宅の1人が引き取る

PMO補助の担当者は、プロジェクトで作成される資料のファイル名や保存場所を整え、共有フォルダに収める作業を、進捗確認の判断業務の合間に行っています。案件が重なる時期は保存する資料の数が増え、進捗確認に追われて整理が後回しになることがあります。整理が滞ると、あとから資料を探すメンバーが見つけられず、担当者に個別に問い合わせが来ることもあります。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、ファイルの整理にも一定の時間を取られています。ファイル名・保存場所の統一だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、資料も誰が探しても見つけやすい状態に整います。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は資料の名称や保存先が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、進捗確認の判断はPMO補助の担当者が担っている本来の仕事です。資料のファイル名や保存場所を整えて共有フォルダに収める作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、整理は判断業務に押し出され続けます。

複数プロジェクトのファイル、保存場所はそろっていますか

プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分のファイル名・保存場所の統一を、在宅の1人が引き取る

複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに違うファイル名の付け方や保存場所をそろえる作業をしており、案件の数が多い分だけ整理する範囲も広くなります。進捗確認の対応と重なると整理が後回しになり、探しているファイルがどのプロジェクトの中にあるか分からなくなることもあります。整理がそろわないと、メンバーが別のプロジェクトのフォルダまで探し回る手間が発生します。案件が増えるほど、そろえる作業そのものが重くなっていきます。ファイル名・保存場所の統一をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、資料もプロジェクトをまたいで見つけやすい状態を保てます。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は資料の名称や保存先が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

案件の数が違っても、構図は同じです。進捗確認の判断を担う人が整理も兼ねているあいだ、案件が増えるほどそろえる範囲も広くなっていきます。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

ファイル名・保存場所の統一という作業を分解すると、必要なのはファイルの整理と保存の基本操作です。扱う内容は資料の名称や保存先が中心のため、機密度は低に分類されています。進捗確認の判断は担当者の手元に残したまま、そろえるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具を使って進める形で、作業の説明には出社が前提になる部分は書かれていません。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ファイルの整理と保存というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。ファイル名・保存場所の統一は、この型に当てはまる作業です。

プロジェクト・PMO補助にはこの後に任せられる作業も並んでいます

プロジェクト・PMO補助という部署には、ファイル名・保存場所の統一のほかにも、タスク一覧、進捗入力、資料の体裁、課題管理表、定例報告の集計、定型連絡など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。会議日程調整、未対応のリマインドは、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。議事録は会議へのオンライン参加を条件にした在宅作業です。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、KPI管理表なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

ファイル名・保存場所の統一のデータ

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ファイル名・保存場所の統一に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。