ファイル名・保存場所の統一｜プロジェクト・PMO補助から在宅に切り出す
ファイル名・保存場所の統一は、プロジェクト・PMO補助にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期のファイル名・保存場所の統一を、在宅の1人が引き取る
PMO補助の担当者は、プロジェクトで作成される資料のファイル名や保存場所を整え、共有フォルダに収める作業を、進捗確認の判断業務の合間に行っています。案件が重なる時期は保存する資料の数が増え、進捗確認に追われて整理が後回しになることがあります。整理が滞ると、あとから資料を探すメンバーが見つけられず、担当者に個別に問い合わせが来ることもあります。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、ファイルの整理にも一定の時間を取られています。ファイル名・保存場所の統一だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、資料も誰が探しても見つけやすい状態に整います。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は資料の名称や保存先が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分のファイル名・保存場所の統一を、在宅の1人が引き取る
複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに違うファイル名の付け方や保存場所をそろえる作業をしており、案件の数が多い分だけ整理する範囲も広くなります。進捗確認の対応と重なると整理が後回しになり、探しているファイルがどのプロジェクトの中にあるか分からなくなることもあります。整理がそろわないと、メンバーが別のプロジェクトのフォルダまで探し回る手間が発生します。案件が増えるほど、そろえる作業そのものが重くなっていきます。ファイル名・保存場所の統一をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、資料もプロジェクトをまたいで見つけやすい状態を保てます。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は資料の名称や保存先が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
ファイル名・保存場所の統一が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
ファイル名・保存場所の統一に要るスキルは1つです。
- ファイルの整理と保存
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ファイルの整理と保存←応募書類の作成・添削／ファイルの整理と保存←自分の得意なこと・苦手なことを整理する／ファイルの整理と保存←自己理解・働き方の整理」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、ファイル名・保存場所の統一は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業
プロジェクト・PMO補助には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| タスク一覧 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 進捗入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 未対応のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 資料の体裁 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 課題管理表 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 定例報告の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 定型連絡 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
ファイル名・保存場所の統一の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |