会議日程調整｜プロジェクト・PMO補助から在宅に切り出す

会議日程調整は、プロジェクト・PMO補助にある作業です。動きとしては「期限を管理する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期の会議日程調整を、在宅の1人が引き取る

PMO補助の担当者は、プロジェクト関係者の予定表を見比べながら会議の日程を調整する作業を、進捗確認の判断業務の合間に行っています。案件が重なる時期は調整する会議の数が増え、進捗確認に追われて日程の調整が後回しになることがあります。調整が遅れると、参加者の予定がふさがってしまい、会議そのものの開催が延びてしまうこともあります。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、予定を見比べる調整作業にも時間を取られています。会議日程調整だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、会議の開催も予定どおり進みやすくなります。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は社内の会議予定が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分の会議日程調整を、在宅の1人が引き取る

複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに異なる関係者の予定を見比べながら会議日程を調整しており、案件の数が多い分だけ調整の組み合わせも増えていきます。進捗確認の対応と重なると調整が後回しになり、候補日を出すまでに時間がかかってしまうこともあります。調整が遅れると、複数の会議が同じ時間帯に重なってしまい、参加者の予定を組み直す手間が発生します。案件が増えるほど、日程を見比べる作業そのものが重くなっていきます。会議日程調整をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、会議の日程もプロジェクトをまたいで早めに固まりやすくなります。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は社内の会議予定が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

渡すときに決めておくこと

会議日程調整が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

会議日程調整に要るスキルは1つです。

• 予定表とリマインドの操作

⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「予定表とリマインドの操作←日報の提出／予定表とリマインドの操作←日報記入」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、会議日程調整は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業

プロジェクト・PMO補助には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

プロジェクト・PMO補助の10件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

会議日程調整の動きは「期限を管理する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで19件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。