定例報告の集計｜プロジェクト・PMO補助から在宅に切り出す
定例報告の集計は、プロジェクト・PMO補助にある作業です。動きとしては「集計する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期の定例報告の集計を、在宅の1人が引き取る
PMO補助の担当者は、プロジェクトメンバーから届く定例報告の数字を集計し、会議で使う資料の体裁に整える作業を、進捗確認の判断業務の合間に行っています。案件が重なる時期は集計する件数が増え、進捗確認に追われて集計が後回しになることがあります。集計が遅れると、会議に間に合わず、報告のタイミングそのものが遅れてしまいます。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、集計や体裁を整える作業にも時間を取られています。定例報告の集計だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、報告の提出も安定しやすくなります。必要なのは表計算の基本操作と資料の体裁を整える力で、扱う内容はプロジェクトの報告データが中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分の定例報告の集計を、在宅の1人が引き取る
複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに集まる定例報告の数字を、ひとつの資料にまとめて集計しており、案件の数が多い分だけ集計する範囲も広くなります。進捗確認の対応と重なると集計が後回しになり、締め切りぎりぎりに慌てて対応することもあります。集計が遅れると、プロジェクト間の進み具合を比べて判断する材料がそろわず、検討が先送りになってしまいます。案件が増えるほど、集計してまとめる作業そのものが重くなっていきます。定例報告の集計をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、集計もプロジェクトをまたいで整った状態でそろいます。必要なのは表計算の基本操作と資料の体裁を整える力で、扱う内容はプロジェクトの報告データが中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
定例報告の集計が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
定例報告の集計に要るスキルは2つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
- 資料の体裁を整える
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「表計算（Excel）の基本操作←Excel／表計算（Excel）の基本操作←Excelの基礎・応用／資料の体裁を整える←Word／資料の体裁を整える←Wordの基礎・応用」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、定例報告の集計は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業
プロジェクト・PMO補助には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| タスク一覧 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 進捗入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 未対応のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 資料の体裁 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名・保存場所の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 課題管理表 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 定型連絡 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
定例報告の集計の動きは「集計する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで24件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 数値の集計 | 全部署共通 | 低 |
| 定例レポートの作成 | 全部署共通 | 低 |
| 勤怠データの集計 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 残業時間一覧 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 利用状況の集計 | 情報システム事務 | 低 |
| アンケート集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 問い合わせ経路の集計 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 売上集計 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 定期レポート用データの準備 | マスターデータ管理 | 低 |
| 在庫一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 倉庫報告の集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 棚卸しデータ集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| テスト結果集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 定例数値の集計 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| KPI管理表 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 部門別データ統合 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| アンケートの集計 | 人事・総務事務 | 低 |
| 売上データの集計 | 営業事務 | 低 |
| 見積の比較表づくり | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 締結状況の一覧化 | 文書・契約管理 | 中 |
| よくある質問の集計 | 顧客対応事務 | 中 |
| 満足度アンケートの集計 | 顧客対応事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
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事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |