人事担当者のための 定型連絡の切り出し｜プロジェクト・PMO補助から在宅の1人へ

このページは、プロジェクト・PMO補助の「定型連絡」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

頼む仕事がないと感じたら、連絡という動きを見てみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。同じような言葉が、公的な資料にも残っています。

「介護施設利用者への体操指導を、遠隔からオンラインでやっていただける障害者の方をテレワーク雇用したいと考えているのですが、どのようなシステム環境を整備したらよいでしょうか。」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

事例は他社だけにあるとは限りません。プロジェクト・PMO補助にある「連絡する」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

案件が重なる時期、定型連絡の送信は追いついていますか

プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期の定型連絡を、在宅の1人が引き取る

PMO補助の担当者は、プロジェクト関係者への会議開催の案内や進行の連絡といった定型的なメールを、進捗確認の判断業務の合間に送っています。案件が重なる時期は送る連絡の件数が増え、進捗確認に追われて送信が後回しになることがあります。連絡が遅れると、参加者への周知が間に合わず、会議の準備が慌ただしくなってしまうこともあります。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、定型的な連絡文の作成にも時間を取られています。定型連絡の送信だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、連絡のタイミングも安定します。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は会議や進行に関する案内が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、進捗確認の判断はPMO補助の担当者が担っている本来の仕事です。会議開催の案内や進行の連絡を送る作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、連絡は判断業務に押し出され続けます。

複数プロジェクトの関係者への連絡、漏れは起きていませんか

プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分の定型連絡を、在宅の1人が引き取る

複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに関係者が違う中で定型的な連絡をそれぞれ送っており、案件の数が多い分だけ送信の手間も増えていきます。進捗確認の対応と重なると送信が後回しになり、案内が必要なタイミングを逃してしまうこともあります。連絡が漏れると、一部の関係者だけ情報が届かず、あとから個別に説明する手間が発生します。案件が増えるほど、宛先を確認しながらの送信作業も重くなっていきます。定型連絡の送信をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、連絡の送信漏れもプロジェクトをまたいで減っていきます。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は会議や進行に関する案内が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

案件の数が違っても、構図は同じです。進捗確認の判断を担う人が連絡も兼ねているあいだ、案件が増えるほど送信の手間も増えていきます。

切り出せるのは「連絡する」という1つの動きです

定型連絡という作業を分解すると、必要なのはビジネスメールの定型文です。送る内容は会議や進行に関する案内が中心のため、機密度は低に分類されています。進捗確認の判断は担当者の手元に残したまま、送信するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具を使って進める形で、作業の説明には出社が前提になる部分は書かれていません。

ビジネスメールの定型文を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ビジネスメールの定型文を教えるメニューは1事業所にあり、在宅で受けられると明記された事業所はありませんでした。メニュー名は、ビジネスメールという名前です。教えているのはビジネスメールの定型文というスキルであり、定型連絡そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。定型連絡は、この型に当てはまる作業です。

プロジェクト・PMO補助にはこの後に任せられる作業も並んでいます

プロジェクト・PMO補助という部署には、定型連絡のほかにも、タスク一覧、進捗入力、資料の体裁、課題管理表、定例報告の集計など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。会議日程調整、未対応のリマインド、ファイル名・保存場所の統一は、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。議事録は会議へのオンライン参加を条件にした在宅作業です。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「連絡する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで17あり、ストレスチェックの案内、チャットの一次対応、パスワード変更案内なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

定型連絡のデータ

同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業

プロジェクト・PMO補助の作業をすべて見る

定型連絡に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。