定型連絡｜プロジェクト・PMO補助から在宅に切り出す

定型連絡は、プロジェクト・PMO補助にある作業です。動きとしては「連絡する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期の定型連絡を、在宅の1人が引き取る

PMO補助の担当者は、プロジェクト関係者への会議開催の案内や進行の連絡といった定型的なメールを、進捗確認の判断業務の合間に送っています。案件が重なる時期は送る連絡の件数が増え、進捗確認に追われて送信が後回しになることがあります。連絡が遅れると、参加者への周知が間に合わず、会議の準備が慌ただしくなってしまうこともあります。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、定型的な連絡文の作成にも時間を取られています。定型連絡の送信だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、連絡のタイミングも安定します。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は会議や進行に関する案内が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分の定型連絡を、在宅の1人が引き取る

複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに関係者が違う中で定型的な連絡をそれぞれ送っており、案件の数が多い分だけ送信の手間も増えていきます。進捗確認の対応と重なると送信が後回しになり、案内が必要なタイミングを逃してしまうこともあります。連絡が漏れると、一部の関係者だけ情報が届かず、あとから個別に説明する手間が発生します。案件が増えるほど、宛先を確認しながらの送信作業も重くなっていきます。定型連絡の送信をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、連絡の送信漏れもプロジェクトをまたいで減っていきます。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は会議や進行に関する案内が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

渡すときに決めておくこと

定型連絡が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

定型連絡に要るスキルは1つです。

• ビジネスメールの定型文

⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ビジネスメールの定型文←オンラインコミュニケーション（チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相）／ビジネスメールの定型文←ビジネスマナー／ビジネスメールの定型文←身だしなみと印象」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、定型連絡は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業

プロジェクト・PMO補助には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

プロジェクト・PMO補助の10件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

定型連絡の動きは「連絡する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで15件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。