人事担当者のための 発注履歴の集計の切り出し｜購買・発注事務から在宅の1人へ

このページは、購買・発注事務の「発注履歴の集計」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

「あと1人」を探す前に、集計という動きを見てみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。似た戸惑いは、他の担当者の声としても記録されています。

「どのような仕事をしてもらったらいいかわからない」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

任せる仕事は、遠くにある新しい業務ではなく、すでに社内の誰かが担っている作業の中から見つかる場合があります。購買・発注事務にある「集計する」「記録する」という作業も、その1つです。

月末に集中する発注履歴の集計、手が回っていますか

購買・発注事務｜月末に集中する発注履歴の集計を、在宅の1人が引き取る

購買・発注事務の担当者は、これまでの発注の履歴を仕入先や品目ごとに集計する作業を、仕入先との交渉や条件の調整といった判断業務の合間に行っています。月末は集計する件数が増え、判断業務に追われて発注履歴の集計が後回しになることがあります。集計が遅れると、仕入先ごとの発注状況をすぐに確認できず、条件の見直しをしたい時にも材料がそろわないことがあります。担当者としても仕入先との交渉や条件の調整を優先したいところですが、発注履歴の集計にも一定の時間を取られています。発注履歴の集計だけを在宅の1人に切り出すと、購買・発注事務の担当者は仕入先との交渉や条件の調整に集中でき、集計の材料も早くそろうようになります。必要なのは表計算の基本操作の力と台帳・管理表の更新の力で、扱う内容は品目や金額といった発注の業務情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、仕入先との交渉や条件の調整は購買・発注事務の担当者が担っている判断業務です。発注の履歴を仕入先や品目ごとに集計する作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、集計作業は交渉や条件調整に押し出され続けます。

拠点が増えるほど、集計の単位はそろいますか

購買・発注事務｜複数拠点分の発注履歴の集計を、在宅の1人が引き取る

複数の拠点の発注履歴をまとめて集計している購買・発注事務の担当者は、拠点ごとに記録の残し方が違う中で対応しており、拠点の数が多い分だけ集計する件数も増えていきます。交渉や条件調整と重なると集計が後回しになり、拠点によって集計の単位がそろわないまま合算してしまうこともあります。単位がそろわないと、あとから拠点別の数字を出し直すことになり、確認の手間が増えていきます。拠点が増えるほど、集計する作業そのものが重くなっていきます。発注履歴の集計をまとめて在宅の1人に任せると、購買・発注事務の担当者は仕入先との交渉や条件の調整に専念でき、集計も拠点をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは表計算の基本操作の力と台帳・管理表の更新の力で、扱う内容は品目や金額といった発注の業務情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

拠点が違っても、構図は同じです。交渉や条件調整という判断業務を担う人が集計という動きも兼ねているあいだ、拠点の数が多いほど集計する件数は増えていきます。

切り出せるのは「集計する」と「記録する」の2つの動きです

発注履歴の集計という作業を分解すると、必要なのは表計算の基本操作の力と、台帳・管理表の更新の力です。扱う内容は品目や金額といった発注の業務情報が中心のため、機密度は低に分類されています。作業の説明には紙のやり取りやスキャン、電話や来社が必要な要素が書かれておらず、在宅で進めやすい作業に分類されています。在宅の担当者とは、表計算やメールといった一般的な道具でつながります。仕入先との交渉や条件の調整という判断は担当者の手元に残したまま、集計して記録するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。

表計算の基本操作を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、表計算の基本操作と台帳・管理表の更新のスキルを教えるメニューは3事業所にあり、うち1事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、模擬就労(顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク)、顧客データ管理(模擬業務)、Excel、Excelの基礎・応用といった名前が並んでいます。教えているのは表計算の基本操作や台帳を整えるスキルであり、発注履歴の集計そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件(ハローワークインターネットサービスを含む)の職種カテゴリにも出てきません。求人サイトは職種という大きな粒で分類しているため、「発注履歴の集計」のような1つの作業の粒までは分類されていないのです。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。発注履歴の集計は、この型に当てはまる作業です。

購買・発注事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

購買・発注事務という部署には、発注履歴の集計のほかにも、発注書の作成、見積の比較表づくり、検収データの入力、在庫データの更新、価格表の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。仕入先リストの更新は要るスキルが会社によって違うため今回は判定していません。納期の確認と記録、納品予定のリマインドは機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。購買申請の受付は訓練メニューにはあるものの、在宅の条件を要する作業です。作業ごとに機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「集計する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで50あり、KPI管理表、アンケートの集計、よくある質問の集計なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表(/keisan.html)では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面(訪問)かオンラインで行われています。

発注履歴の集計のデータ

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発注履歴の集計に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。