課題管理表｜プロジェクト・PMO補助から在宅に切り出す
課題管理表は、プロジェクト・PMO補助にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期の課題管理表更新を、在宅の1人が引き取る
PMO補助の担当者は、プロジェクトの中で出てきた課題を一覧にまとめ、対応状況を更新する作業を進捗確認の判断業務の合間に行っています。案件が重なる時期は課題の件数が増え、進捗確認に追われて管理表の更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、対応が済んだはずの課題が未対応のまま残っているように見え、確認のやり取りが増えてしまいます。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、管理表の更新にも一定の時間を取られています。課題管理表の更新だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、課題の対応漏れも減っていきます。必要なのは表計算の基本操作と台帳・管理表の更新で、扱う内容はプロジェクトの課題情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分の課題管理表更新を、在宅の1人が引き取る
複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに課題管理表の形式が違う中で更新しており、案件の数が多い分だけ確認する表も増えていきます。進捗確認の対応と重なると更新が後回しになり、どのプロジェクトの課題が未対応か把握しづらくなることもあります。更新がそろわないと、優先度の高い課題を横並びで比べる判断がしにくくなります。案件が増えるほど、管理表を整える作業そのものが重くなっていきます。課題管理表の更新をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、管理表もプロジェクトをまたいで整った状態でそろいます。必要なのは表計算の基本操作と台帳・管理表の更新で、扱う内容はプロジェクトの課題情報が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
課題管理表が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
課題管理表に要るスキルは2つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
- 台帳・管理表の更新
⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「台帳・管理表の更新←体調管理・把握（体調や睡眠時間の記録と分析）／台帳・管理表の更新←勤怠管理システム操作（F-chair＋）／台帳・管理表の更新←時間管理／台帳・管理表の更新←模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、課題管理表は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業
プロジェクト・PMO補助には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| タスク一覧 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 進捗入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 未対応のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 資料の体裁 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名・保存場所の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例報告の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 定型連絡 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
課題管理表の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |