議事録｜プロジェクト・PMO補助から在宅に切り出す
議事録は、プロジェクト・PMO補助にある作業です。動きとしては「記録する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
プロジェクト・PMO補助｜案件が重なる時期の議事録作成を、在宅の1人が引き取る
PMO補助の担当者は、プロジェクトの定例会議に出席して内容をメモし、終わったあとに議事録としてまとめる作業を、進捗確認の判断業務の合間に行っています。案件が重なる時期は議事録の作成も増え、進捗確認に追われて作成が後回しになることがあります。共有が遅れると、決まったはずの内容を参加者が思い出せず、確認のやり取りが増えてしまいます。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、まとめの作業にも一定の時間を取られています。議事録の作成だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、議事録の共有も早くなります。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容はプロジェクト会議の記録が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分の議事録作成を、在宅の1人が引き取る
複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに開かれる会議の議事録をそれぞれまとめており、案件の数が多い分だけ作成する議事録も増えていきます。進捗確認の対応と重なると作成が後回しになり、複数の会議の内容が混ざって記憶があいまいになることもあります。共有が遅れると、プロジェクトをまたいで決定事項の認識がずれ、確認のやり取りが余計に発生します。案件が増えるほど、まとめる作業そのものが重くなっていきます。議事録の作成をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、議事録もプロジェクトごとに整理された状態で共有されます。必要なのは聞いた話を文章にする力で、扱う内容はプロジェクト会議の記録が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
議事録が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
議事録に要るスキルは1つです。
- 聞いた話を文章にする
⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い。
議事録に要るスキルは、調べた就労移行支援事業所7件の訓練メニュー163件には 出てきませんでした。これは「任せられない」という意味ではありません。 訓練を終えた人がそのまま持っているとは限らない、という意味です。 渡すときは、最初の1回か2回を画面を見ながら一緒にやる、手順を文字で残して後から読み返せるようにする、 のどちらかを用意してください。逆に言えば、この作業をすぐ任せられる人は、訓練の外で身につけた人です。 応募書類でその経験を聞くと、任せられるかどうかが早く分かります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、議事録は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業
プロジェクト・PMO補助には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| タスク一覧 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 進捗入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 未対応のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 資料の体裁 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名・保存場所の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 課題管理表 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 定例報告の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 定型連絡 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
議事録の動きは「記録する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで23件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 議事録・文字起こし | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 面接記録の入力 | 採用事務 | 中 |
| 有給休暇台帳 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 入退社情報 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| PC・備品台帳 | 情報システム事務 | 低 |
| ライセンス台帳 | 情報システム事務 | 低 |
| 機器の貸出返却記録 | 情報システム事務 | 低 |
| 研修受講記録 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 規程改定履歴 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 研修履歴更新 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 情報源URLの記録 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 決定事項の一覧化 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 備品の貸出返却の記録 | 人事・総務事務 | 低 |
| 商談記録の入力 | 営業事務 | 低 |
| 納期の確認と記録 | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 契約書の台帳更新 | 文書・契約管理 | 中 |
| 押印申請の受付と記録 | 文書・契約管理 | 中 |
| 対応履歴の入力 | 顧客対応事務 | 中 |
| 折り返し依頼の記録 | 顧客対応事務 | 中 |
| 議事録の作成 | 秘書・調整サポート | 低 |
| 送付物の手配記録 | 秘書・調整サポート | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |