進捗入力｜プロジェクト・PMO補助から在宅に切り出す
進捗入力は、プロジェクト・PMO補助にある作業です。動きとしては「入力する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
プロジェクト・PMO補助｜報告が重なる時期の進捗入力を、在宅の1人が引き取る
PMO補助の担当者は、各メンバーから報告される作業の進み具合を一覧やシステムに入力する作業を、進捗確認の判断業務の合間に行っています。報告が重なる時期は入力する件数が増え、進捗確認に追われて入力が後回しになることがあります。入力が遅れると、実際の進み具合と一覧の表示がずれ、遅れに気づくタイミングも遅れてしまいます。担当者としても進捗の確認という判断業務を優先したいところですが、その前段階の入力にも時間を取られています。進捗入力だけを在宅の1人に切り出すと、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に集中でき、入力の遅れも起きにくくなります。必要なのは文字入力・データ入力の基本操作で、扱う内容はタスクの進み具合といった業務データが中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
プロジェクト・PMO補助｜複数プロジェクト分の進捗入力を、在宅の1人が引き取る
複数のプロジェクトを支援しているPMO補助の担当者は、プロジェクトごとに報告される進捗を、それぞれの形式に合わせて入力し直しており、案件の数が多い分だけ入力の作業も重くなります。進捗確認の対応と重なると入力が後回しになり、報告を受けてから反映するまでに時間が空いてしまうこともあります。入力が遅れると、プロジェクト間の進み具合を横並びで比べられず、判断のタイミングも遅れてしまいます。案件が増えるほど、入力の抜けも起きやすくなっていきます。進捗入力をまとめて在宅の1人に任せると、PMO補助の担当者は進捗確認の判断業務に専念でき、入力もプロジェクトをまたいで整った状態でそろいます。必要なのは文字入力・データ入力の基本操作で、扱う内容はタスクの進み具合が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
進捗入力が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
進捗入力に要るスキルは1つです。
- 文字入力・データ入力
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「文字入力・データ入力←パソコン入力作業訓練／文字入力・データ入力←実務トレーニング（データ入力など）／文字入力・データ入力←模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、進捗入力は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じプロジェクト・PMO補助にある、ほかの作業
プロジェクト・PMO補助には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| タスク一覧 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 未対応のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 資料の体裁 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名・保存場所の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 課題管理表 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 定例報告の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 定型連絡 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
進捗入力の動きは「入力する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで40件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| データ入力 | 全部署共通 | 低 |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 全部署共通 | 低 |
| 書類のPDF化・データ化 | 全部署共通 | 低 |
| マニュアルへの転記 | 全部署共通 | 低 |
| 応募者情報の登録 | 採用事務 | 中 |
| 求人媒体への入力 | 採用事務 | 低 |
| 面接記録の入力 | 採用事務 | 中 |
| Web・ブログの記事登録 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 商品画像の登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| キャンペーン登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| CMS入稿 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 点検結果の入力 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 受注・出荷データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 配送番号登録 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 返品データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 教材登録 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 修了証作成 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 調査結果の表への入力 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 慶弔・給付の申請書の下書き | 人事・総務事務 | 低 |
| 請求書データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 経費データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 領収書のPDF化 | 経理補助 | 低 |
| 仕訳の補助入力 | 経理補助 | 低 |
| 請求書の発行と送付 | 経理補助 | 低 |
| 見積書の作成 | 営業事務 | 低 |
| 納品書の発行 | 営業事務 | 低 |
| 顧客情報の入力 | 営業事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
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事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
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