Excel一覧の更新｜全部署共通から在宅に切り出す
Excel一覧の更新は、全部署共通にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
全部署共通｜異動のたびに更新が滞る座席・備品一覧を、在宅の1人が引き取る
総務の担当者は、社員の異動や備品の入れ替えがあるたびに、座席表や備品の一覧表をExcelで書き直しています。異動が重なる時期は更新する箇所が一気に増え、他の手続きに追われて一覧の反映が後回しになることがあります。更新が遅れると、一覧を見た他部署の社員が古い情報のまま連絡してしまう場面も出てきます。担当者としても異動の手続きそのものを優先せざるを得ず、一覧の書き直しにまで手が回らないのが実情です。一覧表の更新だけを在宅の1人に切り出すと、総務担当者は異動や入退社の手続きに集中でき、一覧は常に整った状態を保ちやすくなります。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は座席や備品といった業務情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
全部署共通｜担当替えのたびに崩れる取引先一覧を、在宅の1人が引き取る
営業事務の担当者は、営業の担当替えや取引先の情報変更があるたびに、取引先一覧のExcelを手直ししています。担当替えが重なる時期は変更点が多く、見積もりや請求の対応に追われて一覧の更新が後回しになることがあります。一覧が古いままだと、担当が変わったことを知らずに前任者宛にやり取りが続いてしまうこともあります。担当者としても見積もりの作成など優先したい仕事があるため、一覧の書き直しは手薄になりがちです。取引先一覧の更新を在宅の1人に任せると、営業事務の担当者は見積もりや請求の対応に集中でき、一覧の反映漏れも起きにくくなります。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は取引先の業務上の情報が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
Excel一覧の更新が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
Excel一覧の更新に要るスキルは1つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「表計算（Excel）の基本操作←Excel／表計算（Excel）の基本操作←Excelの基礎・応用」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、Excel一覧の更新は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ全部署共通にある、ほかの作業
全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| データ入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 二つの資料の照合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 数値の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| フォルダへの保存 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定型メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 期限前のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録・文字起こし | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 書類のPDF化・データ化 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| マニュアルへの転記 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Webからの情報収集 | 調べる | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例レポートの作成 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
Excel一覧の更新の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
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