PC・備品台帳｜情報システム事務から在宅に切り出す

PC・備品台帳は、情報システム事務にある作業です。動きとしては「記録する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

情報システム事務｜入退社が重なる時期のPC・備品台帳更新を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社員の入社や退職があるたびに、貸与しているパソコンや周辺機器の台帳を書き直しており、問い合わせ対応やトラブル対応の合間にこの更新を行っています。入退社が重なる時期は台帳に反映する件数が増え、対応業務に追われて更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、実際の貸与状況と台帳の記載がずれ、機器を探すときに手間取ってしまうこともあります。担当者としてもトラブル対応など判断が必要な仕事を優先せざるを得ず、台帳の書き直しにまとまった時間を取りにくいのが実情です。PC・備品台帳の更新だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者はトラブル対応に集中でき、台帳も実態に合わせて整えられていきます。必要なのは台帳や管理表を更新する力で、扱う内容は機器の管理番号といった業務情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

情報システム事務｜複数拠点のPC・備品台帳をまとめる作業を、在宅の1人が引き取る

複数の拠点の情報システムを1人で見ている担当者は、拠点ごとに管理されているパソコンや備品の台帳をひとつにまとめる作業をしており、拠点が多い分だけ確認する台帳の数も増えます。問い合わせやトラブル対応が入るたびに作業が中断され、まとめる作業がなかなか進まないこともあります。台帳がそろわないままだと、故障対応の際にどの機器が誰に貸与されているかすぐに分からず、確認に時間がかかってしまいます。拠点ごとに記載の形式も少しずつ違い、そろえる手間そのものが増えています。台帳の更新をまとめて在宅の1人に任せると、情報システムの担当者はトラブル対応に専念でき、台帳も拠点をまたいで整った状態を保てます。必要なのは台帳や管理表を更新する力で、扱う内容は機器の管理情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

渡すときに決めておくこと

PC・備品台帳が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

PC・備品台帳に要るスキルは1つです。

• 台帳・管理表の更新

⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「台帳・管理表の更新←体調管理・把握（体調や睡眠時間の記録と分析）／台帳・管理表の更新←勤怠管理システム操作（F-chair＋）／台帳・管理表の更新←時間管理／台帳・管理表の更新←模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、PC・備品台帳は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ情報システム事務にある、ほかの作業

情報システム事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

情報システム事務の9件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

PC・備品台帳の動きは「記録する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで23件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。