人事担当者のための スキャンとPDF化の切り出し｜データ入力・照合から在宅の1人へ

このページは、データ入力・照合の「スキャンとPDF化」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

切り出す仕事がないと感じたら、紙をたどる作業を見てみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。現場からは、こんな声が上がっています。

「障害のある人向けに切り出す仕事がない」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

目に見える成果物とは限りません。データ入力・照合にある「スキャンとPDF化」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

紙資料の電子化が重なる時期、スキャンは追いついていますか

データ入力・照合｜紙資料の電子化が重なる時期のスキャンとPDF化を、在宅の1人が引き取る

データ入力・照合の担当者は、紙で保管されている資料をスキャナーで読み取り、PDFとして保存していく作業を、例外対応や判断が必要な確認といった判断業務の合間に行っています。紙資料の電子化が重なる時期はスキャンする件数が増え、判断業務に追われて作業そのものが後回しになることがあります。電子化が遅れると、必要な資料をすぐに探し出せず、紙の束から探すところから始めることになります。担当者としても例外対応や判断が必要な確認を優先したいところですが、スキャンとPDF化にも一定の時間を取られています。スキャンとPDF化だけを在宅の1人に切り出すと、データ入力・照合の担当者は例外対応や判断が必要な確認に集中でき、電子化の遅れも起きにくくなります。必要なのはファイルの整理と保存の力で、扱う内容は社内で保管している資料が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、例外対応や判断が必要な確認はデータ入力・照合の担当者が担っている本来の仕事です。スキャンとPDF化という作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、電子化という作業は判断業務に押し出され続けます。

複数部署の資料が集まるスキャンとPDF化も、同じ構図です

データ入力・照合｜複数部署の資料が集まるスキャンとPDF化を、在宅の1人が引き取る

複数の部署から紙資料が集まってくる中でスキャンとPDF化を担当しているデータ入力・照合の担当者は、部署ごとに資料の量や形式が違う中で対応しており、部署の数が多い分だけスキャンする件数も増えていきます。判断業務と重なると電子化が後回しになり、部署によってファイル名の付け方がそろわないまま保存してしまうこともあります。付け方がそろわないと、あとから探す部署が見つけられず、探す手間だけが増えていきます。部署が増えるほど、電子化する作業そのものが重くなっていきます。スキャンとPDF化をまとめて在宅の1人に任せると、データ入力・照合の担当者は例外対応や判断が必要な確認に専念でき、保存も部署をまたいで整った形式でそろいます。必要なのはファイルの整理と保存の力で、扱う内容は社内で保管している資料が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

部署が違っても、構図は同じです。判断業務を担う人が電子化という動きも兼ねているあいだ、資料を送る部署の数が多いほど電子化の遅れは大きくなっていきます。

切り出せるのは「入力する」という1つの動きです

スキャンとPDF化という作業を分解すると、必要なのは「入力する」という動きと、ファイルの整理と保存の力です。扱う内容は社内で保管している資料が中心のため、機密度は低に分類されています。例外対応や判断が必要な確認はデータ入力・照合の担当者の手元に残したまま、電子化するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。紙の原本をスキャナーで読み取る作業そのものであるため、正直に出社が要ると数えられています。テレワーク導入の対象としては、出社が要る作業として区別されます。在宅の1人にはそのあとの表計算・メールなど一般的な道具でのやり取りにつなぐ形が考えられます。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ファイルの整理と保存というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。求人サイトは職種という大きな粒で分類しているため、「スキャンとPDF化」のような1つの作業の粒までは分類されていないのです。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。スキャンとPDF化は、この型に当てはまる作業です。

データ入力・照合にはこの後に任せられる作業も並んでいます

データ入力・照合という部署には、スキャンとPDF化のほかにも、紙資料のデータ入力、二つの資料の照合、入力漏れの確認、表記ゆれの修正、入力結果の抜き取り検査など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。誤字脱字の確認と重複データの確認は、今回確認した7事業所の訓練メニューには見当たりませんでした（見当たらない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。CSVの整形とデータの並べ替えは、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。紙資料のデータ入力は条件つきで在宅の作業に数えられており、部署の中でも在宅の札は作業ごとに異なります。作業によって訓練の有無と在宅の条件は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「入力する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで46あり、CMS入稿、Web・ブログの記事登録、キャンペーン登録なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

スキャンとPDF化のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。