チェックリスト回収｜品質管理・コンプライアンス事務から在宅に切り出す
チェックリスト回収は、品質管理・コンプライアンス事務にある作業です。動きとしては「受け取る・照合する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
品質管理・コンプライアンス事務｜月末に集中するチェックリストの回収と照合を、在宅の1人が引き取る
品質管理の担当者は、各現場から届く点検のチェックリストを集めて、記入漏れがないかを一枚ずつ確認しています。月末に提出が重なると確認が追いつかず、不備の見つかった用紙への差し戻しが翌月にずれ込むこともあります。確認が遅れているあいだも現場は次の点検を進めており、差し戻しと新しい提出が入り混じって混乱することもあります。担当者は品質に関わる判断業務も抱えているため、回収した用紙を一枚ずつ照合する時間の確保そのものが難しくなっています。回収と照合という確認の作業だけを在宅の1人に切り出すと、担当者は不備が見つかった案件への対応や現場への指導といった判断の仕事に集中でき、確認そのものの遅れも減っていきます。チェックリストの記載内容は現場の点検結果が中心で機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
品質管理・コンプライアンス事務｜複数拠点から届くチェックリストの回収を、在宅の1人が引き取る
複数の拠点を一人で担当しているコンプライアンス担当者は、他の監査業務をこなしながらチェックリストの回収と照合を並行して行っており、拠点が多い分だけ確認に時間を取られています。提出の遅れている拠点への催促も後回しになりがちで、気づいたときには期日を過ぎていることもあります。拠点ごとに提出のタイミングも違うため、担当者は常にどこかの拠点の確認を抱えている状態です。抱えている拠点が増えるほど、一件ごとの照合にかけられる注意も薄くなりがちです。回収と照合をひとまとめにして在宅の1人に任せると、担当者は本来の監査業務に戻ることができ、拠点ごとの提出状況も見えやすくなります。扱う内容は点検結果の確認が中心で機密度は低く、切り出しの入り口として向いています。
渡すときに決めておくこと
チェックリスト回収が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
チェックリスト回収に要るスキルは1つです。
- 見比べて違いを見つける
⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「見比べて違いを見つける←検品、計量、仕分け」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、チェックリスト回収は 「部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ品質管理・コンプライアンス事務にある、ほかの作業
品質管理・コンプライアンス事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 点検結果の入力 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 不備・未提出一覧 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| マニュアルの版管理 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 研修受講記録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 許認可・資格の更新期限 | 整える・期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 事故・クレーム情報の分類 | 分類する | 高 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 監査資料の整理 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 証跡の保存 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 規程改定履歴 | 記録する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
部署は違うが、同じ動きの作業
チェックリスト回収の動きは「受け取る・照合する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで37件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 全部署共通 | 低 |
| アカウント発行申請の受付 | 情報システム事務 | 高 |
| 定型問い合わせの一次受付 | 情報システム事務 | 低 |
| 受注・出荷データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 各種申請書の受付と分類 | 人事・総務事務 | 低 |
| 押印申請の受付 | 人事・総務事務 | 低 |
| 注文書の受付と分類 | 営業事務 | 低 |
| 購買申請の受付 | 購買・発注事務 | 低 |
| 押印申請の受付と記録 | 文書・契約管理 | 中 |
| 電話の一次受付（クラウド電話が要る） | 顧客対応事務 | 中 |
| 二つの資料の照合 | データ入力・照合 | 低 |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 全部署共通 | 低 |
| 打刻漏れの確認 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 給与計算前のデータ確認 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 価格・在庫・掲載内容の照合 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 誤字・リンク切れの確認 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 取引先の名寄せ | マスターデータ管理 | 中 |
| 重複確認 | マスターデータ管理 | 低 |
| 住所・電話の確認 | マスターデータ管理 | 中 |
| 古い情報の抽出 | マスターデータ管理 | 低 |
| データ突合 | マスターデータ管理 | 低 |
| 点検結果の入力 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 不備・未提出一覧 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 発送状況確認 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 欠品・遅延一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 商品コード照合 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 定期的な変更確認 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 経費精算の不備チェック | 経理補助 | 低 |
| 入金消込（機密高） | 経理補助 | 高 |
| 入力漏れの確認 | データ入力・照合 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |