人事担当者のための パスワード変更案内の切り出し｜情報システム事務から在宅の1人へ

このページは、情報システム事務の「パスワード変更案内」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

取組の手順を知りたい、その前にある案内作業

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「社員数の増加で、障害者雇用に取り組む必要が出てきました。しかし担当者自身が障害者雇用に携わったことがないため、まずは取組の手順や他社の事例を知りたいのですが。」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

取組の手順を知る前に、すでにある案内作業を数えてみることもできます。情報システム事務にある「連絡する」という作業も、その1つです。

定期的なパスワード変更案内、送信は滞っていませんか

情報システム事務｜定期的なパスワード変更案内の送信を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社内システムのパスワードを変更する時期が近づいた社員に対して、案内のメールを作成して送る作業を、問い合わせ対応の合間に行っています。問い合わせが立て込む時期は案内の送信が後回しになり、変更時期が近い社員への連絡が遅れてしまうことがあります。案内が遅れると、変更を忘れたままアクセスできなくなる社員が出て、個別の対応に追われることにもなります。担当者としても問い合わせへの対応そのものを優先せざるを得ず、定型的な案内文の作成にも時間を取られています。パスワード変更案内の送信だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者は問い合わせ対応に集中でき、案内の送信も安定して行えるようになります。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は変更手順の案内が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、問い合わせ対応は情報システムの担当者が担っている本来の仕事です。パスワードを変更する時期が近づいた社員へ案内のメールを作成して送る作業は、その対応業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、案内の送信は対応業務に押し出され続けます。

複数システム分の案内も、同じ構図です

情報システム事務｜複数システム分の変更案内を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社内で使っている複数のシステムごとに変更時期の異なるパスワードの案内を送っており、システムの数が多い分だけ送信のタイミングを管理する手間も増えます。トラブル対応が入ると案内の送信作業が中断され、後でまとめて送ろうとすると対象者の確認からやり直すことになります。案内が遅れると、変更を忘れる社員が増え、ロックの解除といった個別対応が担当者に集中してしまいます。システムが増えるほど、案内文もシステムごとに書き分ける必要が出てきます。パスワード変更案内の送信を在宅の1人に任せると、情報システムの担当者はトラブル対応に専念でき、案内の送信漏れも減っていきます。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は変更手順の案内が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

システムが違っても、構図は同じです。トラブル対応という本来の仕事を担う人が案内の送信も兼ねているあいだ、システムが増えるほど管理する手間は重なっていきます。

切り出せるのは「連絡する」という1つの動きです

パスワード変更案内の送信という作業を分解すると、必要なのはビジネスメールの定型文の力です。送る内容は変更手順の案内が中心のため、機密度は低に分類されています。問い合わせやトラブル対応の判断は担当者の手元に残したまま、案内を送るという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明には、紙のやり取りや会議への出席は出てきません。在宅でも進めやすい作業ではないでしょうか。在宅からは、社内のシステムを使ってこの作業に関わる形になります。

ビジネスメールの定型文を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ビジネスメールの定型文を教えるメニューは1事業所にあり、在宅で受けられると明記された事業所はありませんでした。メニュー名は、ビジネスメールという名前です。教えているのはビジネスメールの定型文というスキルであり、パスワード変更案内の送信そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。パスワード変更案内の送信は、この型に当てはまる作業です。

情報システム事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

情報システム事務という部署には、パスワード変更案内のほかにも、PC・備品台帳、ライセンス台帳など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。マニュアル更新は機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。入退社に伴うアカウント一覧は機密度が中でも訓練メニューにはあり、アカウント発行申請の受付は機密度が高い分、見る範囲にアカウントの権限という情報を含むため、最初の1件には向きません。なお、「連絡する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで17あり、ストレスチェックの案内、健康診断の案内と回収なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

パスワード変更案内のデータ

同じ情報システム事務にある、ほかの作業

情報システム事務の作業をすべて見る

パスワード変更案内に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。