パスワード変更案内｜情報システム事務から在宅に切り出す

パスワード変更案内は、情報システム事務にある作業です。動きとしては「連絡する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

情報システム事務｜定期的なパスワード変更案内の送信を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社内システムのパスワードを変更する時期が近づいた社員に対して、案内のメールを作成して送る作業を、問い合わせ対応の合間に行っています。問い合わせが立て込む時期は案内の送信が後回しになり、変更時期が近い社員への連絡が遅れてしまうことがあります。案内が遅れると、変更を忘れたままアクセスできなくなる社員が出て、個別の対応に追われることにもなります。担当者としても問い合わせへの対応そのものを優先せざるを得ず、定型的な案内文の作成にも時間を取られています。パスワード変更案内の送信だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者は問い合わせ対応に集中でき、案内の送信も安定して行えるようになります。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は変更手順の案内が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

情報システム事務｜複数システム分の変更案内を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社内で使っている複数のシステムごとに変更時期の異なるパスワードの案内を送っており、システムの数が多い分だけ送信のタイミングを管理する手間も増えます。トラブル対応が入ると案内の送信作業が中断され、後でまとめて送ろうとすると対象者の確認からやり直すことになります。案内が遅れると、変更を忘れる社員が増え、ロックの解除といった個別対応が担当者に集中してしまいます。システムが増えるほど、案内文もシステムごとに書き分ける必要が出てきます。パスワード変更案内の送信を在宅の1人に任せると、情報システムの担当者はトラブル対応に専念でき、案内の送信漏れも減っていきます。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は変更手順の案内が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

渡すときに決めておくこと

パスワード変更案内が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

パスワード変更案内に要るスキルは1つです。

• ビジネスメールの定型文

⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ビジネスメールの定型文←オンラインコミュニケーション（チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相）／ビジネスメールの定型文←ビジネスマナー／ビジネスメールの定型文←身だしなみと印象」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、パスワード変更案内は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ情報システム事務にある、ほかの作業

情報システム事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

情報システム事務の9件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

パスワード変更案内の動きは「連絡する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで15件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。