ファイル名の統一｜全部署共通から在宅に切り出す
ファイル名の統一は、全部署共通にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
全部署共通｜担当ごとにばらつくファイル名の統一を、在宅の1人が引き取る
広報の担当者は、資料や画像を保存するたびにファイル名をつけていますが、企画や取材に追われる中でつけているため、担当者によって付け方の書式が少しずつ違っています。ファイル名がそろっていないと、あとから資料を探すときに目当てのものが見つからず、探すこと自体に時間を取られてしまいます。担当者が増えるほどファイル名の付け方の癖も増え、そろえる手間そのものが積み重なっていきます。担当者としても企画の締め切りを優先せざるを得ず、ファイル名を整える作業は後回しにされがちです。ファイル名の統一だけを在宅の1人に切り出すと、広報担当者は企画や取材に集中でき、資料もあとから探しやすい状態に整っていきます。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は資料の名称そのものが中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
全部署共通｜複数担当が保存する社内文書のファイル名統一を、在宅の1人が引き取る
総務では複数の担当者がそれぞれの業務で作成した文書を保存していますが、担当者ごとにファイル名の付け方が違うため、同じ種類の文書でも並べたときにそろって見えません。窓口対応や手続きに追われる中でつけているため、統一のルールまで意識する余裕がないのが実情です。ファイル名がそろっていないと、別の担当者が代わりに探すときに目当ての文書へたどり着けないことがあります。担当者が変わるたびに付け方の癖も引き継がれず、ばらつきが少しずつ増えていきます。ファイル名の統一を在宅の1人に任せると、総務の担当者は窓口対応や手続きに専念でき、文書は誰が探しても見つけやすい状態に整います。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は文書の名称が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
ファイル名の統一が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
ファイル名の統一に要るスキルは1つです。
- ファイルの整理と保存
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ファイルの整理と保存←応募書類の作成・添削／ファイルの整理と保存←自分の得意なこと・苦手なことを整理する／ファイルの整理と保存←自己理解・働き方の整理」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、ファイル名の統一は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ全部署共通にある、ほかの作業
全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| データ入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 二つの資料の照合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Excel一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 数値の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| フォルダへの保存 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定型メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 期限前のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録・文字起こし | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 書類のPDF化・データ化 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| マニュアルへの転記 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Webからの情報収集 | 調べる | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例レポートの作成 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
ファイル名の統一の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
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事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
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