人事担当者のための フォルダへの保存の切り出し｜全部署共通から在宅の1人へ

このページは、全部署共通の「フォルダへの保存」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

従事業務が限定的、それは新規業務開拓の入り口でもある

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。同じような言葉が、公的な資料にも残っています。

「現状においては、チャレンジドの従事業務が限定的であり、新規業務の開拓が重要な課題の一つであると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

業務の幅を広げる入り口は、すでにある保存作業の中にもあります。経理や総務にある「フォルダへ保存する」という作業も、その1つです。

届いた証憑、フォルダへ仕分ける時間は確保できていますか

全部署共通｜証憑を種類ごとのフォルダへ保存する作業を、在宅の1人が引き取る

経理の担当者は、届いた請求書や領収書をスキャンしたあと、取引先や月ごとのフォルダへ仕分けて保存する作業を、支払いの確認業務の合間に行っています。月末は届く書類の数が増え、保存作業が後回しになって未整理のファイルが手元に溜まっていくことがあります。保存が遅れると、あとで特定の証憑を探すときに見つからず、確認そのものに時間がかかってしまいます。担当者としても支払いの確認を優先したいものの、その前段階の保存作業に追われているのが実情です。フォルダへの保存だけを在宅の1人に切り出すと、経理担当者は支払いの確認業務に集中でき、証憑も探しやすい状態に整理されていきます。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は取引の記録が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、支払いの確認は経理担当者が担っている判断業務です。請求書や領収書をフォルダへ仕分ける作業は、その確認業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、保存作業は確認業務に押し出され続けます。

会議が重なる時期の資料整理も、同じ構図です

全部署共通｜複数の会議で出た資料をフォルダへ整理する作業を、在宅の1人が引き取る

総務の担当者は、社内の複数の会議で配られた資料や議事録を、会議ごとのフォルダに保存する作業を他の手続きの合間に行っています。会議が重なる時期は保存する資料が一気に増え、手を付けられないまま共有フォルダの入口に溜まっていくことがあります。保存が滞ると、あとから資料を探す社員が見つけられず、担当者に個別に問い合わせが来ることもあります。担当者としても手続き業務を優先せざるを得ず、保存の整理にまで手が回らないのが実情です。フォルダへの保存を在宅の1人に任せると、総務の担当者は本来の手続き業務に集中でき、資料も探しやすい状態を保てるようになります。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は会議の資料が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

部署が違っても、構図は同じです。手続き業務という本来の仕事を担う人が資料の保存も兼ねているあいだ、会議が重なる時期ほど未整理のファイルは積み上がっていきます。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

フォルダへの保存という作業を分解すると、必要なのはファイルの整理と保存という基本のスキルです。扱う内容は取引の記録や会議資料が中心のため、機密度は低に分類されています。支払いの確認や手続きの判断は担当者の手元に残したまま、保存するという動きだけを在宅の1人に渡せます。この作業は「条件つきで在宅」の札で、スキャン済みのデータを受け渡せることが条件です。原本をスキャンする工程そのものは、この作業には含まれません。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ファイルの整理と保存というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。フォルダへの保存は、この型に当てはまる作業です。

全部署共通にはこの後に任せられる作業も並んでいます

全部署共通という括りには、フォルダへの保存のほかにも、メール・フォームの受付と分類、データ入力、二つの資料の照合、Excel一覧の更新、数値の集計、定型メールの送信、マニュアルへの転記、Webからの情報収集、定例レポートの作成など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、ファイル名の統一、日程調整、期限前のリマインド、議事録・文字起こし、書類のPDF化・データ化は、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、KPI管理表、セミナー参加者リスト、タスク一覧なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

フォルダへの保存のデータ

同じ全部署共通にある、ほかの作業

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フォルダへの保存に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。