マニュアルの版管理｜品質管理・コンプライアンス事務から在宅に切り出す
マニュアルの版管理は、品質管理・コンプライアンス事務にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
品質管理・コンプライアンス事務｜改定が重なる時期のマニュアルの版管理を、在宅の1人が引き取る
品質管理の担当者は、作業手順や規程のマニュアルが改定されるたびに、どれが最新の版かが分かるよう整理する作業を、規程の確認業務の合間に行っています。改定が重なる時期は整理する版の数が増え、確認業務に追われて更新が後回しになることがあります。版の整理が遅れると、現場が古い版のまま作業してしまい、あとから手順の違いを指摘されることもあります。担当者としても規程の確認という判断業務を優先したいところですが、版の整理にも一定の時間を取られています。マニュアルの版管理だけを在宅の1人に切り出すと、品質管理の担当者は規程の確認業務に集中でき、現場が見るマニュアルも常に最新の状態を保ちやすくなります。扱う内容は社内手順の記載が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
品質管理・コンプライアンス事務｜複数部署が使うマニュアルの版管理を、在宅の1人が引き取る
複数の部署が使うマニュアルの版をまとめて管理している品質管理の担当者は、部署ごとに改定のタイミングが違うため、版をそろえる作業に手間がかかっています。規程の確認業務と重なると整理が後回しになり、部署によって参照している版が違ったままになることもあります。版がそろわないと、部署をまたぐ確認の場で古い内容をもとに話が進んでしまう心配もあります。部署が増えるほど、版を整理する作業そのものが重くなっていきます。マニュアルの版管理をまとめて在宅の1人に任せると、品質管理の担当者は規程の確認業務に専念でき、マニュアルも部署をまたいで最新の状態でそろいます。扱う内容は社内手順の記載が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
マニュアルの版管理が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
マニュアルの版管理に要るスキルは、当サイトではまだ整理できていません。 作業名から機械で拾える言葉が無かったためです。❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない）。
この作業に要るスキルが決まっていないのは、マニュアルの版管理という名前が 会社によって指す中身が違うからです。渡す前に、実際にどの画面を開いて何を打つのかを一度書き出してください。 書き出した動きが、そのまま必要なスキルになります。
同じ品質管理・コンプライアンス事務の他の作業では、次の7つのスキルが要ると整理できています。 マニュアルの版管理を渡す相手を探すときの手がかりになります。
- 見比べて違いを見つける
- 文字入力・データ入力
- 表計算（Excel）の基本操作
- 聞いた話を文章にする
- 予定表とリマインドの操作
- 資料の体裁を整える
- ファイルの整理と保存
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、マニュアルの版管理は 「部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ品質管理・コンプライアンス事務にある、ほかの作業
品質管理・コンプライアンス事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| チェックリスト回収 | 受け取る・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 点検結果の入力 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 不備・未提出一覧 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 研修受講記録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 許認可・資格の更新期限 | 整える・期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 事故・クレーム情報の分類 | 分類する | 高 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 監査資料の整理 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 証跡の保存 | 整える | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 規程改定履歴 | 記録する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
部署は違うが、同じ動きの作業
マニュアルの版管理の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |