マニュアル更新｜情報システム事務から在宅に切り出す
マニュアル更新は、情報システム事務にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
情報システム事務｜システム変更のたびに後回しになるマニュアル更新を、在宅の1人が引き取る
情報システムの担当者は、社内システムに変更が入るたびに、利用手順をまとめたマニュアルの該当箇所を書き直していますが、トラブル対応や問い合わせを優先するため、更新作業は後回しになりがちです。更新が遅れると、社員が古い手順のままシステムを操作してしまい、かえって問い合わせが増えてしまうこともあります。担当者としてもトラブルへの対応を最優先せざるを得ず、マニュアルを整える作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。変更が重なる時期ほど、書き直す箇所も積み重なっていきます。マニュアル更新だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者はトラブル対応に集中でき、マニュアルも実際の手順に合わせて整えられていきます。扱う内容はシステムの操作手順が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
情報システム事務｜複数システム分のマニュアルをまとめて更新する作業を、在宅の1人が引き取る
情報システムの担当者は、社内で使う複数のシステムそれぞれについてマニュアルを用意しており、システムが増えるたびに更新の必要な箇所も増えていきます。問い合わせ対応をこなしながらの更新になるため、まとまった時間を取れないまま古い記載が残ってしまうこともあります。マニュアルが実態と合っていないと、社員からの問い合わせがかえって増え、対応の負担が積み重なります。担当者としても目の前の問い合わせを優先せざるを得ず、更新は手が空いたときにまとめて行う作業になりがちです。マニュアル更新をまとめて在宅の1人に任せると、情報システムの担当者は問い合わせ対応に専念でき、マニュアルも複数のシステムにわたって整った状態を保てます。扱う内容はシステムの操作手順が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
マニュアル更新が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
マニュアル更新に要るスキルは、当サイトではまだ整理できていません。 作業名から機械で拾える言葉が無かったためです。❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない）。
この作業に要るスキルが決まっていないのは、マニュアル更新という名前が 会社によって指す中身が違うからです。渡す前に、実際にどの画面を開いて何を打つのかを一度書き出してください。 書き出した動きが、そのまま必要なスキルになります。
同じ情報システム事務の他の作業では、次の5つのスキルが要ると整理できています。 マニュアル更新を渡す相手を探すときの手がかりになります。
- 台帳・管理表の更新
- 電話・チャットの一次対応
- 表計算（Excel）の基本操作
- ビジネスメールの定型文
- 聞いた話を文章にする
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、マニュアル更新は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ情報システム事務にある、ほかの作業
情報システム事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| PC・備品台帳 | 記録する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| アカウント発行申請の受付 | 受け取る | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 整える | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ライセンス台帳 | 記録する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| パスワード変更案内 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 定型問い合わせの一次受付 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 利用状況の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 機器の貸出返却記録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
部署は違うが、同じ動きの作業
マニュアル更新の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |