人事担当者のための メール・フォームの受付と分類の切り出し｜全部署共通から在宅の1人へ

このページは、全部署共通の「メール・フォームの受付と分類」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

「あと1人」を探す前に、仕事の見方を変えられないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。「あと1人」を探す前に、仕事の見方を変えられないか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「どのような仕事をしてもらったらいいかわからない」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

任せる仕事は、遠くにある新しい業務ではなく、すでに社内の誰かが担っている作業の中から見つかる場合があります。各部署に届く問い合わせメールやフォームを「受け取る」作業も、その1つです。

各部署に届く問い合わせメールは、誰が受け取っていますか

全部署共通｜各部署に届く問い合わせメールの受付と仕分けを、在宅の1人が引き取る

各部署に届く問い合わせのメールやフォームは、いまは営業や総務などそれぞれの担当者が自分の仕事の合間に開き、内容を読んでから関係する部署へ回しています。担当者によって急ぎかどうかの判断基準も違うため、似たような内容でも部署に届くまでの時間にばらつきが出ています。件数が重なる時期には確認そのものが後回しになり、どこが対応するかが決まらないまま放置される問い合わせも出てきます。受付と仕分けだけを在宅の1人にまとめて任せる形にすると、各担当者は問い合わせの有無を気にせず自分の本来の仕事に戻ることができ、宛先違いや対応漏れも少しずつ減っていきます。扱う内容は一次的な受付が中心で、社外への回答そのものは含まないため機密度は低く、切り出しの最初の1件として試しやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、問い合わせへの対応は各担当者が自分の仕事の合間に行っています。メールやフォームを受け取り、内容を読んで、関係する部署へ回す。この「受け取る」という動きは、本来の仕事とは別の動きです。同じ人が両方を担っているあいだ、受け取る作業は本来の仕事に押し出され続けます。

担当者によって、振り分けの基準はそろっていますか

全部署共通｜担当者ごとに対応がまちまちな問い合わせメールの仕分けを、在宅の1人が引き取る

問い合わせのメールやフォームを受け取ったとき、どの部署に回すかの判断は担当者の経験に頼っているのが実情で、人によって振り分けの基準がそろっていません。担当者が席を外していたり休んでいたりするあいだは代わりに見る人がおらず、返信そのものが止まってしまう場面も見られます。担当者が変わるたびに引き継ぎのやり方も少しずつ変わり、判断のばらつきが積み重なっていきます。受付と一次的な仕分けの窓口を在宅の1人に置くと、基準がひとつにそろい、誰が対応していても振り分けの結果が変わらなくなります。担当者が不在の日でも受付そのものは止まらず、各部署への引き継ぎも早まります。個人情報を深く扱う作業ではないため機密度は低く、まず1件だけ任せて様子を見るのに向いています。

担当者が不在の日や、対応の基準が人によって違う日ほど、受け取る作業のばらつきは大きくなっていきます。受付と一次的な仕分けの窓口をひとつにまとめると、誰が対応していても振り分けの結果は変わらなくなります。

切り出せるのは「受け取る」という1つの動きです

メール・フォームの受付と分類という作業を分解すると、必要なのは「受け取る」という動きと、ビジネスメールの定型文、電話・チャットの一次対応という基本のスキルです。扱う内容は一次的な受付が中心で、社外への回答そのものは含まないため機密度は低に分類されています。各部署の担当者が担っている判断業務は手元に残したまま、受け取って仕分けるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。

受け取る力を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ビジネスメールの定型文と電話・チャットの一次対応のスキルを教えるメニューは3事業所にあり、うち2事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、ビジネスメール、オンラインコミュニケーション、チャット連絡・ビデオ通話といった名前が並んでいます。教えているのはビジネスメールの定型文や一次対応というスキルであり、メール・フォームの受付と分類そのものを教えているわけではありません。一方で、この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリには出てきません。求人サイトは職種という大きな粒で分類しているため、「メール・フォームの受付と分類」のような1つの作業の粒までは分類されていないのです。求人に出てこないという理由だけで、この作業が存在しないわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。メール・フォームの受付と分類は、この型に当てはまる作業です。

全部署共通にはこの後に任せられる作業も並んでいます

全部署共通という括りには、メール・フォームの受付と分類のほかにも、データ入力、二つの資料の照合、入力漏れ・誤字脱字の確認、Excel一覧の更新、数値の集計、定型メールの送信、マニュアルへの転記、Webからの情報収集、定例レポートの作成など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、ファイル名の統一、フォルダへの保存、日程調整、期限前のリマインド、議事録・文字起こし、書類のPDF化・データ化は、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。作業ごとに訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「受け取る」という同じ動きの作業は、部署をまたいで12あり、アカウント発行申請の受付、チェックリスト回収、健康診断の案内と回収なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

メール・フォームの受付と分類のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。