ライセンス台帳｜情報システム事務から在宅に切り出す

ライセンス台帳は、情報システム事務にある作業です。動きとしては「記録する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

情報システム事務｜契約更新の時期に集中するライセンス台帳の更新を、在宅の1人が引き取る

情報システムの担当者は、社内で使うソフトウェアのライセンスの契約数や更新時期を台帳にまとめており、問い合わせ対応の合間にこの記録を更新しています。契約の更新が重なる時期は確認する項目が増え、対応業務に追われて台帳への反映が後回しになることがあります。反映が遅れると、更新の必要なライセンスに気づかず、期限を過ぎてから慌てて手続きすることにもなりかねません。担当者としても契約の判断そのものを優先したいところですが、台帳を整える作業にも一定の時間を取られています。ライセンス台帳の更新だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者は契約の判断業務に集中でき、更新時期の見落としも減っていきます。必要なのは台帳や管理表を更新する力で、扱う内容はソフトウェアの契約情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

情報システム事務｜利用部署が多いソフトのライセンス台帳を、在宅の1人が引き取る

複数の部署で使われているソフトウェアのライセンスを管理している担当者は、部署からの利用申請を受けるたびに台帳を更新しており、利用部署が多い分だけ確認する件数も増えます。他の問い合わせ対応と重なると、申請の反映がその日のうちに終わらず翌日に持ち越されることもあります。反映が遅れると、実際の利用状況と台帳の数字がずれ、契約数の見直しの際に確認し直す手間が発生します。部署が増えるほど、申請のタイミングもばらばらになり、まとめる作業そのものが重くなっています。ライセンス台帳の更新を在宅の1人に任せると、情報システムの担当者は問い合わせ対応に専念でき、台帳も実際の利用状況に合わせて整っていきます。必要なのは台帳や管理表を更新する力で、扱う内容はソフトウェアの契約情報が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

渡すときに決めておくこと

ライセンス台帳が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

ライセンス台帳に要るスキルは1つです。

• 台帳・管理表の更新

⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「台帳・管理表の更新←体調管理・把握（体調や睡眠時間の記録と分析）／台帳・管理表の更新←勤怠管理システム操作（F-chair＋）／台帳・管理表の更新←時間管理／台帳・管理表の更新←模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、ライセンス台帳は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ情報システム事務にある、ほかの作業

情報システム事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

情報システム事務の9件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

ライセンス台帳の動きは「記録する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで23件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。