二つの資料の照合｜全部署共通から在宅に切り出す
二つの資料の照合は、全部署共通にある作業です。動きとしては「照合する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
全部署共通｜発注書と納品書の照合を、在宅の1人が引き取る
総務の担当者は、取引先から届く納品書と、社内で作成した発注書の内容を見比べて、数量や金額に食い違いがないかを日々の窓口業務の合間に確認しています。来客対応や電話が重なる日は照合が後回しになり、確認できないまま書類が積み上がっていくこともあります。確認が遅れると、支払いの段階になってから食い違いに気づき、取引先への問い合わせが後手に回ってしまいます。担当者としても窓口対応を優先せざるを得ず、見比べる作業そのものに落ち着いて向き合う場面が取りにくくなっています。二つの資料の照合を在宅の1人に切り出すと、総務担当者は窓口対応に専念でき、食い違いの見つかった書類も早い段階で分かるようになります。照合に必要なのは見比べて違いを見つける力と資料の体裁を整える力で、扱う内容も業務上の数量や金額が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
全部署共通｜請求内容をシステムと突き合わせる照合を、在宅の1人が引き取る
経理の担当者は、届いた請求書の金額や品目を、注文時の記録や見積もりの内容と突き合わせて確認する作業を、支払いの承認業務の合間に行っています。支払いが集中する時期は確認する件数が増え、承認業務に追われて照合が後回しになることがあります。確認が甘くなると、金額の食い違いに気づかないまま支払ってしまい、あとから取引先への確認や訂正の対応に追われることもあります。担当者としても承認の判断そのものを優先したいところですが、その前段階の照合にも時間を取られています。二つの資料の照合だけを在宅の1人に切り出すと、経理担当者は承認の判断業務に集中でき、金額の食い違いも早い段階で見つかりやすくなります。必要なのは見比べて違いを見つける力で、扱う内容は注文や請求に関する業務情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
二つの資料の照合が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
二つの資料の照合に要るスキルは2つです。
- 見比べて違いを見つける
- 資料の体裁を整える
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「見比べて違いを見つける←検品、計量、仕分け／資料の体裁を整える←Word／資料の体裁を整える←Wordの基礎・応用／資料の体裁を整える←模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、二つの資料の照合は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ全部署共通にある、ほかの作業
全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| データ入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Excel一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 数値の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| フォルダへの保存 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定型メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 期限前のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録・文字起こし | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 書類のPDF化・データ化 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| マニュアルへの転記 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Webからの情報収集 | 調べる | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例レポートの作成 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
二つの資料の照合の動きは「照合する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで27件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 全部署共通 | 低 |
| 打刻漏れの確認 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 給与計算前のデータ確認 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 価格・在庫・掲載内容の照合 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 誤字・リンク切れの確認 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 取引先の名寄せ | マスターデータ管理 | 中 |
| 重複確認 | マスターデータ管理 | 低 |
| 住所・電話の確認 | マスターデータ管理 | 中 |
| 古い情報の抽出 | マスターデータ管理 | 低 |
| データ突合 | マスターデータ管理 | 低 |
| チェックリスト回収 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 点検結果の入力 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 不備・未提出一覧 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 発送状況確認 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 欠品・遅延一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 商品コード照合 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 定期的な変更確認 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 経費精算の不備チェック | 経理補助 | 低 |
| 入金消込（機密高） | 経理補助 | 高 |
| 入力漏れの確認 | データ入力・照合 | 低 |
| 誤字脱字の確認 | データ入力・照合 | 低 |
| 重複データの確認 | データ入力・照合 | 低 |
| 入力結果の抜き取り検査 | データ入力・照合 | 低 |
| 見積の比較表づくり | 購買・発注事務 | 低 |
| 納期の確認と記録 | 購買・発注事務 | 低 |
| 契約書の記載事項の照合 | 文書・契約管理 | 中 |
| 対応漏れの確認 | 顧客対応事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
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全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
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事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |