人事担当者のための 会議室・設備の予約管理の切り出し｜人事・総務事務から在宅の1人へ

このページは、人事・総務事務の「会議室・設備の予約管理」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

テレワーク導入の前に、目に見えない作業を数えてみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。テレワーク導入の前に、目に見えない作業を数えてみないか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「介護施設利用者への体操指導を、遠隔からオンラインでやっていただける障害者の方をテレワーク雇用したいと考えているのですが、どのようなシステム環境を整備したらよいでしょうか。」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

任せる仕事は、遠くにある新しい業務ではなく、すでに社内の誰かが担っている作業の中から見つかる場合があります。人事・総務にある「整える」と「期限を管理する」という作業も、その1つです。

会議が集中する時期、予約の反映は追いついていますか

人事・総務事務｜会議が集中する時期の会議室・設備の予約管理を、在宅の1人が引き取る

人事・総務の担当者は、社員からの会議室や設備の予約希望を受け付け、予定表に反映して重複がないように整える作業を、労務相談や採用に関する判断業務の合間に行っています。会議が集中する時期は予約の希望件数が増え、判断業務に追われて反映が後回しになることがあります。反映が遅れると、同じ時間帯に予約が重なっていることに気づかず、当日になって調整が必要になってしまうこともあります。担当者としても労務相談や採用の判断業務を優先したいところですが、予約の管理にも一定の注意を配る必要があります。会議室・設備の予約管理だけを在宅の1人に切り出すと、人事・総務の担当者は判断業務に集中でき、予約の重複も減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は社内の会議予定が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、労務相談や採用に関する判断は人事・総務の担当者が担っている本来の仕事です。予約を予定表に反映して整える作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、反映という動きは判断業務に押し出され続けます。

複数拠点分の予約管理も、同じ構図です

人事・総務事務｜複数拠点分の会議室・設備の予約管理を、在宅の1人が引き取る

複数拠点の会議室や設備をまとめて管理している人事・総務の担当者は、拠点ごとに予約の希望を受け付けて予定表に反映しており、拠点が多い分だけ確認する組み合わせも増えていきます。労務相談の対応と重なると反映が後回しになり、拠点をまたいで予約の重複に気づかないまま過ぎてしまうこともあります。重複が残ると、当日になって別の場所へ移動を頼むなど慌ただしい対応になってしまいます。拠点が増えるほど、予定表を整える作業そのものが重くなっていきます。会議室・設備の予約管理をまとめて在宅の1人に任せると、人事・総務の担当者は労務相談や採用の判断業務に専念でき、予約の重複も拠点をまたいで減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は社内の会議予定が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

拠点が違っても、構図は同じです。労務相談や採用の判断を担う人が予約の管理も兼ねているあいだ、拠点の数が多いほど確認する組み合わせは増えていきます。

切り出せるのは「整える」と「期限を管理する」の2つの動きです

会議室・設備の予約管理という作業を分解すると、必要なのは「整える」と「期限を管理する」という2つの動きと、予定表とリマインドの操作という基本のスキルです。扱うのは社内の会議予定が中心で、社外とのやり取りや最終的な意思決定を含まないため、機密度は低に分類されています。労務相談や採用の判断は担当者の手元に残したまま、予約を整えて期限を管理するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。在宅からは、会議室の予約という道具でつながる形です。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、予定表とリマインドの操作というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。この作業は、部署名としては障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち2件の職種カテゴリと一致しますが、「会議室・設備の予約管理」という作業名までは一致していません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。会議室・設備の予約管理は、この型に当てはまる作業です。

人事・総務事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

人事・総務事務には、会議室・設備の予約管理のほかにも、社内通知メールの送信、アンケートの集計など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。備品の貸出返却の記録、各種申請書の受付と分類、押印申請の受付も機密度は低く訓練メニューにありますが、在宅の札は条件つきです。従業員名簿の更新は機密度が中で、入退社の届出書類の準備や慶弔・給付の申請書の下書きとあわせて、要るスキルが会社によって違うため訓練の有無は判定していません。社内規程ファイルの整理は機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」「期限を管理する」という動きの作業は、部署をまたいで73あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、SNS投稿の予約なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

会議室・設備の予約管理のデータ

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会議室・設備の予約管理に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。