人事担当者のための 会議資料の取りまとめの切り出し｜秘書・調整サポートから在宅の1人へ

このページは、秘書・調整サポートの「会議資料の取りまとめ」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

担当業務の拡大は、資料をまとめる動きからでも始められる

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「また、今後の障がい者雇用には更なる多様性などへの対応が求められることも考えると、担当業務の拡大・作業量の確保も重要と考えられ、具体的に検討していく必要があると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

業務の幅を広げる入り口は、すでにある取りまとめ作業の中にもあります。秘書・調整サポートにある「整える」という作業も、その1つです。

会議の開催が重なる時期、資料の取りまとめは間に合っていますか

秘書・調整サポート｜会議の開催が重なる時期の会議資料の取りまとめを、在宅の1人が引き取る

秘書・調整サポートの担当者は、各部署から届く会議資料を一つにまとめ、体裁を整えて配布できる形にする作業を、上司や役員からの相談対応といった判断業務の合間に行っています。会議の開催が重なる時期は取りまとめる件数が増え、相談対応に追われて資料のまとめが後回しになることがあります。まとめが遅れると、会議の直前まで資料が完成せず、出席者に配る時間が足りなくなることもあります。担当者としても上司や役員からの相談対応を優先したいところですが、会議資料の取りまとめにも一定の時間を取られています。会議資料の取りまとめだけを在宅の1人に切り出すと、秘書・調整サポートの担当者は相談対応に集中でき、資料の完成も早まります。必要なのは資料の体裁を整える力で、扱う内容は会議で使う社内資料が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、上司や役員からの相談対応は秘書・調整サポートの担当者が担っている本来の仕事です。会議資料の取りまとめは、その相談対応とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、取りまとめは相談対応に押し出され続けます。

複数部署から届く資料の取りまとめも、同じ構図です

秘書・調整サポート｜複数部署から届く会議資料の取りまとめを、在宅の1人が引き取る

複数の部署から会議資料を集めて取りまとめている秘書・調整サポートの担当者は、部署ごとに資料の形式や提出のタイミングが違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ確認する件数も増えていきます。相談対応と重なると取りまとめが後回しになり、部署によって体裁がそろわないまま配布してしまうこともあります。体裁がそろわないと、出席者が資料を見比べにくく、進行の妨げになることもあります。部署が増えるほど、取りまとめる作業そのものが重くなっていきます。会議資料の取りまとめをまとめて在宅の1人に任せると、秘書・調整サポートの担当者は上司や役員からの相談対応に専念でき、資料も部署をまたいで整った体裁でそろいます。必要なのは資料の体裁を整える力で、扱う内容は会議で使う社内資料が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

部署が違っても、構図は同じです。上司や役員からの相談対応を担う人が取りまとめも兼ねているあいだ、部署が増えるほど取りまとめる作業そのものが重くなっていきます。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

会議資料の取りまとめという作業を分解すると、必要なのは「整える」という動きと、資料の体裁を整える力です。扱う内容は会議で使う社内資料が中心のため、機密度は低に分類されています。上司や役員からの相談対応は担当者の手元に残したまま、資料を整えるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明に紙のやり取りや来社は書かれていないため、在宅でも進められます。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具でつながる形です。

資料の体裁を整える力を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、資料の体裁を整える力を教えるメニューは3事業所にあり、うち1事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、PowerPointの基礎・応用、Word、Wordの基礎・応用、模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）といった名前が並んでいます。教えているのは資料を整えるスキルであり、会議資料の取りまとめそのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。会議資料の取りまとめは、この型に当てはまる作業です。

秘書・調整サポートにはこの後に任せられる作業も並んでいます

秘書・調整サポートという部署には、会議資料の取りまとめのほかにも、来客予定の一覧更新、予定表の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。日程調整、会議室の予約、議事録の作成、期限前のリマインド、送付物の手配記録は機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。出張手配の下調べは機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。名刺情報の入力は機密度が中で訓練メニューにはありますが、名刺の現物を画像やスキャンで渡す用意が要ります。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、タスク一覧なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

会議資料の取りまとめのデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。