修了証作成｜研修・教育運営事務から在宅に切り出す
修了証作成は、研修・教育運営事務にある作業です。動きとしては「入力する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
研修・教育運営事務｜研修が重なる時期の修了証作成を、在宅の1人が引き取る
研修・教育運営の担当者は、研修を修了した対象者の氏名や日付を修了証の様式に入力して作成する作業を、研修内容の企画業務の合間に行っています。研修が重なる時期は作成する枚数が増え、企画業務に追われて作成が後回しになることがあります。作成が遅れると、修了の証明が本人に届くタイミングが遅れ、提出先への手続きにも影響してしまうことがあります。担当者としても研修内容の企画を優先したいところですが、修了証の作成にも一定の時間を取られています。修了証作成だけを在宅の1人に切り出すと、研修・教育運営の担当者は企画業務に集中でき、修了証の発行も遅れにくくなります。扱う内容は氏名や受講日といった業務情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
研修・教育運営事務｜複数研修分の修了証作成を、在宅の1人が引き取る
複数の研修を並行して運営している研修・教育運営の担当者は、研修ごとに書式の違う修了証をそれぞれ作成しており、研修の数が多い分だけ作成する枚数も増えていきます。企画業務と重なると作成が後回しになり、修了者への発行が一斉に遅れてしまうこともあります。作成が遅れると、対象者からの問い合わせが担当者に集中してしまう心配もあります。研修が増えるほど、様式を確認しながらの作成作業も重くなっていきます。修了証作成をまとめて在宅の1人に任せると、研修・教育運営の担当者は企画業務に専念でき、修了証の発行も研修をまたいで安定します。扱う内容は氏名や受講日といった業務情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
修了証作成が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
修了証作成に要るスキルは、当サイトではまだ整理できていません。 作業名から機械で拾える言葉が無かったためです。❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない）。
この作業に要るスキルが決まっていないのは、修了証作成という名前が 会社によって指す中身が違うからです。渡す前に、実際にどの画面を開いて何を打つのかを一度書き出してください。 書き出した動きが、そのまま必要なスキルになります。
同じ研修・教育運営事務の他の作業では、次の4つのスキルが要ると整理できています。 修了証作成を渡す相手を探すときの手がかりになります。
- ビジネスメールの定型文
- 文字入力・データ入力
- 表計算（Excel）の基本操作
- 予定表とリマインドの操作
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、修了証作成は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ研修・教育運営事務にある、ほかの作業
研修・教育運営事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 対象者リスト | 整える | 中 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 受講案内送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 出欠管理 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 教材登録 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| テスト結果集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 未受講リマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| アンケート集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 研修履歴更新 | 整える・記録する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 接続案内 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
修了証作成の動きは「入力する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで40件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| データ入力 | 全部署共通 | 低 |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 全部署共通 | 低 |
| 書類のPDF化・データ化 | 全部署共通 | 低 |
| マニュアルへの転記 | 全部署共通 | 低 |
| 応募者情報の登録 | 採用事務 | 中 |
| 求人媒体への入力 | 採用事務 | 低 |
| 面接記録の入力 | 採用事務 | 中 |
| Web・ブログの記事登録 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 商品画像の登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| キャンペーン登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| CMS入稿 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 点検結果の入力 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 進捗入力 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 受注・出荷データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 配送番号登録 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 返品データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 教材登録 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 調査結果の表への入力 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 慶弔・給付の申請書の下書き | 人事・総務事務 | 低 |
| 請求書データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 経費データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 領収書のPDF化 | 経理補助 | 低 |
| 仕訳の補助入力 | 経理補助 | 低 |
| 請求書の発行と送付 | 経理補助 | 低 |
| 見積書の作成 | 営業事務 | 低 |
| 納品書の発行 | 営業事務 | 低 |
| 顧客情報の入力 | 営業事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |