入社書類の準備｜採用事務から在宅に切り出す
入社書類の準備は、採用事務にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
採用事務｜入社が重なる時期の書類準備を、在宅の1人が引き取る
採用の担当者は、内定者に案内する入社手続きの書類一式をそろえ、必要な項目をあらかじめ書き込んで送る準備をしており、面接や合否連絡の合間にこの作業を行っています。入社が重なる時期は準備する人数が増え、他の対応に追われて書類の準備が後回しになることがあります。準備が遅れると、入社日までに書類が届かず、初日の手続きがその場でばたついてしまうこともあります。担当者としても合否の連絡や条件の確認といった判断業務を優先せざるを得ず、書類をそろえる作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。入社書類の準備だけを在宅の1人に切り出すと、採用担当者は合否連絡や条件確認に集中でき、書類の準備も入社日に間に合いやすくなります。そろえる内容は案内文や記入用の様式が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
採用事務｜複数拠点の内定者に送る入社書類の準備を、在宅の1人が引き取る
複数の拠点の採用を担当している社員は、拠点ごとに条件の異なる内定者へ入社書類をそろえて送っており、拠点が多い分だけ準備する組み合わせも増えていきます。内定者との条件確認をしながらの作業になるため、書類の準備がその合間に押し込まれる形になっています。準備が遅れると、内定者に送る案内そのものが遅れ、入社前の不安につながってしまうこともあります。拠点ごとに必要な様式も少しずつ違い、そろえる際の確認に手間がかかっています。入社書類の準備を在宅の1人に任せると、採用担当者は内定者との条件確認に専念でき、書類の準備も拠点ごとに落ち着いて進められるようになります。そろえる内容は案内文や記入用の様式が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
入社書類の準備が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
入社書類の準備に要るスキルは、当サイトではまだ整理できていません。 作業名から機械で拾える言葉が無かったためです。❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない）。
この作業に要るスキルが決まっていないのは、入社書類の準備という名前が 会社によって指す中身が違うからです。渡す前に、実際にどの画面を開いて何を打つのかを一度書き出してください。 書き出した動きが、そのまま必要なスキルになります。
同じ採用事務の他の作業では、次の6つのスキルが要ると整理できています。 入社書類の準備を渡す相手を探すときの手がかりになります。
- 文字入力・データ入力
- ファイルの整理と保存
- 予定表とリマインドの操作
- ビジネスメールの定型文
- 表計算（Excel）の基本操作
- 聞いた話を文章にする
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、入社書類の準備は 「部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ採用事務にある、ほかの作業
採用事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 応募者情報の登録 | 入力する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 履歴書のファイル整理 | 整える・記録する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 面接日程の候補作成 | 期限を管理する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 案内メールの作成送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 求人媒体への入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 選考状況一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 面接記録の入力 | 入力する・記録する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 内定者への定型連絡 | 連絡する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
入社書類の準備の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
| 出欠管理 | 研修・教育運営事務 | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |