人事担当者のための 入社書類の準備の切り出し｜採用事務から在宅の1人へ
このページは、採用事務の「入社書類の準備」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。
すでにある仕事・勤務形態の検討から、始められないか
障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。同じような言葉が、公的な資料にも残っています。
「まずは、障害者にどのような仕事・勤務形態で働いてもらうかを検討した。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）
検討の入り口は、新しい業務でなくてもかまいません。採用事務にある「整える」という作業も、その1つです。
入社が重なる時期の書類準備、間に合っていますか
採用事務｜入社が重なる時期の書類準備を、在宅の1人が引き取る
採用の担当者は、内定者に案内する入社手続きの書類一式をそろえ、必要な項目をあらかじめ書き込んで送る準備をしており、面接や合否連絡の合間にこの作業を行っています。入社が重なる時期は準備する人数が増え、他の対応に追われて書類の準備が後回しになることがあります。準備が遅れると、入社日までに書類が届かず、初日の手続きがその場でばたついてしまうこともあります。担当者としても合否の連絡や条件の確認といった判断業務を優先せざるを得ず、書類をそろえる作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。入社書類の準備だけを在宅の1人に切り出すと、採用担当者は合否連絡や条件確認に集中でき、書類の準備も入社日に間に合いやすくなります。そろえる内容は案内文や記入用の様式が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
先ほどの場面にあるとおり、合否の連絡や条件の確認は採用担当者が担っている判断業務です。入社手続きの書類一式をそろえて送る準備をする作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、書類の準備は判断業務に押し出され続けます。
複数拠点分の準備も、同じ構図です
採用事務｜複数拠点の内定者に送る入社書類の準備を、在宅の1人が引き取る
複数の拠点の採用を担当している社員は、拠点ごとに条件の異なる内定者へ入社書類をそろえて送っており、拠点が多い分だけ準備する組み合わせも増えていきます。内定者との条件確認をしながらの作業になるため、書類の準備がその合間に押し込まれる形になっています。準備が遅れると、内定者に送る案内そのものが遅れ、入社前の不安につながってしまうこともあります。拠点ごとに必要な様式も少しずつ違い、そろえる際の確認に手間がかかっています。入社書類の準備を在宅の1人に任せると、採用担当者は内定者との条件確認に専念でき、書類の準備も拠点ごとに落ち着いて進められるようになります。そろえる内容は案内文や記入用の様式が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
拠点が違っても、構図は同じです。条件確認という本来の仕事を担う人が書類の準備も兼ねているあいだ、拠点が増えるほど準備は重くなっていきます。
切り出せるのは「整える」という1つの動きです
入社書類の準備という作業を分解すると、そろえる内容は案内文や記入用の様式が中心のため、機密度は低に分類されています。合否連絡や条件確認の判断は担当者の手元に残したまま、書類をそろえるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明には、紙のやり取りや会議への出席は出てきません。在宅でも進めやすい作業ではないでしょうか。在宅からは、表計算やメールといった一般的な道具を使ってこの作業に関わる形になります。
訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由
入社書類の準備で要るスキルは、そろえる書類の種類が会社によって違うため、今回は判定していません。会社ごとに違う、という意味であり、誰にもできないという意味ではありません。採用事務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち1件の職種カテゴリと一致します。ただし「入社書類の準備」という作業名まで一致しているわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。入社書類の準備は、この型に当てはまる作業です。
採用事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます
採用事務という部署には、入社書類の準備のほかにも、案内メールの作成送信、求人媒体への入力、選考状況一覧の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。応募者情報の登録や面接記録の入力、内定者への定型連絡は機密度が中でも訓練メニューにはあり、履歴書のファイル整理や面接日程の候補作成は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、タスク一覧なども同じ動きに数えられます。
次にできること
このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。
入社書類の準備のデータ
| 部署 | 採用事務 |
|---|---|
| 動き | 整える |
| 機密度 | 低 |
| 要るスキル | 会社によって中身が違うため、このサイトでは1つに決めていません |
| 訓練にあるか | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| つながった訓練メニュー | — |
| 在宅の札 | 出社の条件なし |
| 在宅の条件 | — |
| 在宅からつなぐ物 | 表計算・メールなど一般的な道具 |
| 見る範囲 | — |
| 求人サイトでの出現 | 部署名が1／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし） |
同じ採用事務にある、ほかの作業
| 作業 | 動き | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 応募者情報の登録 | 入力する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 履歴書のファイル整理 | 整える・記録する | 中 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 面接日程の候補作成 | 期限を管理する | 中 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 案内メールの作成送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 求人媒体への入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 選考状況一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 面接記録の入力 | 入力する・記録する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 内定者への定型連絡 | 連絡する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
公的な相談先
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。
| 窓口 | 対象 | できること | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（企業向け・厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 業務の選定から定着までの相談。最大5回のオーダーメイド支援。無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面（相談員が訪問）かオンライン |
| 地域障害者職業センター（高齢・障害・求職者雇用支援機構） jeed.go.jp/location/chiiki/ |
事業主 | 障害者の雇用管理に関する相談・援助。大阪障害者職業センターは「サポートはすべて無料」と明記 | 最寄りのセンターに問い合わせ |
| ハローワーク | 事業主 | 職務内容の検討の助言。高齢・障害・求職者雇用支援機構の手引き「職務内容の選定」が相談先に挙げている | 窓口で相談 |
出典と調べた日
求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。
「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。
困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。