人事担当者のための 入退社の届出書類の準備の切り出し｜人事・総務事務から在宅の1人へ
このページは、人事・総務事務の「入退社の届出書類の準備」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。
「あと1人」を探す前に、届出書類の準備という動きを見てみないか
障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。
「どのような仕事をしてもらったらいいかわからない」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）
任せる仕事は、遠くにある新しい業務ではなく、すでに社内の誰かが担っている作業の中から見つかる場合があります。人事・総務事務にある「整える」という作業も、その1つです。
入社・退社が重なる時期、届出書類の準備は追いついていますか
人事・総務事務｜入社・退社が重なる時期の届出書類の準備を、在宅の1人が引き取る
人事・総務の担当者は、社員の入社や退社にあわせて必要になる届出書類をそろえ、記入しやすい形に整えて準備する作業を、労務相談や採用に関する判断業務の合間に行っています。入社や退社が重なる時期は準備する書類の件数が増え、判断業務に追われて準備が後回しになることがあります。準備が遅れると、手続きの期日に書類がそろわず、対象者への説明が慌ただしくなってしまうこともあります。担当者としても労務相談や採用の判断業務を優先したいところですが、届出書類の準備にも一定の時間を取られています。入退社の届出書類の準備だけを在宅の1人に切り出すと、人事・総務の担当者は判断業務に集中でき、書類の準備も期日に間に合いやすくなります。扱う内容は入退社に関する定型の書類が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
先ほどの場面にあるとおり、労務相談や採用に関する判断業務は人事・総務の担当者が担っている本来の仕事です。届出書類をそろえ、記入しやすい形に整える作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、書類の準備は判断業務に押し出され続けます。
拠点の数が増えるほど、同じ構図です
人事・総務事務｜複数拠点分の入退社の届出書類の準備を、在宅の1人が引き取る
複数拠点の入退社をまとめて担当している人事・総務の担当者は、拠点ごとに必要な書類の様式が違う中で準備しており、拠点が多い分だけそろえる作業も重くなります。労務相談の対応と重なると準備が後回しになり、拠点によって書類がそろう時期がばらついてしまうこともあります。ばらつきが残ると、手続きの期日ぎりぎりに書類を送ることになり、対応が慌ただしくなります。拠点が増えるほど、そろえて準備する作業そのものが重くなっていきます。入退社の届出書類の準備をまとめて在宅の1人に任せると、人事・総務の担当者は労務相談や採用の判断業務に専念でき、書類も拠点をまたいで期日どおりにそろいます。扱う内容は入退社に関する定型の書類が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
扱う拠点の数が違っても、構図は同じです。判断業務を担う人が書類をそろえる動きも兼ねているあいだ、拠点が増えるほど準備にかかる手間は重くなっていきます。
切り出せるのは「整える」という1つの動きです
入退社の届出書類の準備という作業に要るスキルは、会社によって中身が違うため、まだ決まっていません。扱う内容は入退社に関する定型の書類が中心のため、機密度は低に分類されています。作業の説明に紙のやり取りや来社の前提が書かれていないため在宅作業可能に区分されており、在宅からつなぐ物は表計算やメールなど一般的な道具です。判断業務は担当者の手元に残したまま、書類をそろえるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。
要るスキルは、会社ごとに決める必要があります
この作業に要るスキルは会社によって内容が違うため、まだ決めていません。そのため、在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページの訓練メニューと機械的に照らし合わせることも、現時点では難しい状態です。人事・総務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち2件の職種カテゴリに一致しますが、入退社の届出書類の準備という作業名そのものが職種カテゴリに出てくるわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。入退社の届出書類の準備は、この型に当てはまる作業です。
人事・総務事務には、この後に任せられる作業も並んでいます
同じ部署には、備品の貸出返却の記録や社内通知メールの送信、各種申請書の受付と分類、押印申請の受付といった、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、社内規程ファイルの整理は今回確認した7事業所の訓練メニューには載っておらず、従業員名簿の更新（機密度中）や慶弔・給付の申請書の下書きは要るスキルがまだ決まっていません（載っていない、決まっていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、KPI管理表なども同じ動きに数えられます。
次にできること
このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。
入退社の届出書類の準備のデータ
| 部署 | 人事・総務事務 |
|---|---|
| 動き | 整える |
| 機密度 | 低 |
| 要るスキル | 会社によって中身が違うため、このサイトでは1つに決めていません |
| 訓練にあるか | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| つながった訓練メニュー | — |
| 在宅の札 | 在宅作業可能 |
| 在宅の条件 | — |
| 在宅からつなぐ物 | 表計算・メールなど一般的な道具 |
| 見る範囲 | — |
| 求人サイトでの出現 | 部署名が2／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし） |
同じ人事・総務事務にある、ほかの作業
| 作業 | 動き | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 従業員名簿の更新 | 整える | 中 | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| 備品の貸出返却の記録 | 記録する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 社内通知メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 各種申請書の受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 押印申請の受付 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 社内規程ファイルの整理 | 整える | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 慶弔・給付の申請書の下書き | 入力する | 低 | ❓要るスキルがまだ決まっていない |
| アンケートの集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議室・設備の予約管理 | 整える・期限を管理する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
公的な相談先
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。
| 窓口 | 対象 | できること | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（企業向け・厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 業務の選定から定着までの相談。最大5回のオーダーメイド支援。無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面（相談員が訪問）かオンライン |
| 地域障害者職業センター（高齢・障害・求職者雇用支援機構） jeed.go.jp/location/chiiki/ |
事業主 | 障害者の雇用管理に関する相談・援助。大阪障害者職業センターは「サポートはすべて無料」と明記 | 最寄りのセンターに問い合わせ |
| ハローワーク | 事業主 | 職務内容の検討の助言。高齢・障害・求職者雇用支援機構の手引き「職務内容の選定」が相談先に挙げている | 窓口で相談 |
出典と調べた日
求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。
「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。
困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。