人事担当者のための 内定者への定型連絡の切り出し｜採用事務から在宅の1人へ

このページは、採用事務の「内定者への定型連絡」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

求人募集をしても応募がない、その裏で連絡は滞っていないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「求人募集しても、障害者からの応募がない」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

応募がないという声の裏で、内定者への連絡が後回しになっているということもあります。採用事務にある「連絡する」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

内定の通知が重なる時期、定型連絡は追いついていますか

採用事務｜内定の通知が重なる時期の内定者への定型連絡を、在宅の1人が引き取る

採用事務の担当者は、決まった文面をもとに内定者へ案内のメールを送る作業を、応募者対応や選考の判断といった判断業務の合間に行っています。内定の通知が重なる時期は送信する件数が増え、判断業務に追われて内定者への定型連絡が後回しになることがあります。送信が遅れると、案内が届くタイミングが遅れ、内定者の入社準備に影響してしまうこともあります。担当者としても応募者対応や選考の判断を優先したいところですが、内定者への定型連絡にも一定の時間を取られています。内定者への定型連絡だけを在宅の1人に切り出すと、採用事務の担当者は応募者対応や選考の判断に集中でき、送信の遅れも起きにくくなります。必要なのはビジネスメールの定型文の力で、扱う内容には内定者の氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、送信の作業だけを在宅の1人に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、応募者対応や選考の判断は採用事務の担当者が担っている本来の仕事です。決まった文面をもとに内定者へ案内のメールを送る作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、内定者への定型連絡は判断業務に押し出され続けます。

複数の職種が重なる連絡も、同じ構図です

採用事務｜複数の職種の内定者が重なる内定者への定型連絡を、在宅の1人が引き取る

複数の職種の内定者に向けて定型メールを送っている採用事務の担当者は、職種ごとに案内する項目や添付する資料が違う中で送信しており、職種の数が多い分だけ確認する手間も増えていきます。応募者対応や選考の判断と重なると送信が後回しになり、職種によって案内の内容がそろわないまま送ってしまうこともあります。内容がそろわないと、古い案内文のまま届いてしまい、内定者からの問い合わせで気づくこともあります。職種が増えるほど、内定者への定型連絡という作業そのものが重くなっていきます。内定者への定型連絡をまとめて在宅の1人に任せると、採用事務の担当者は応募者対応や選考の判断に専念でき、送信も職種をまたいで整った内容でそろいます。必要なのはビジネスメールの定型文の力で、扱う内容には内定者の氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、送信だけを在宅にまとめて切り出す形です。

職種が違っても、構図は同じです。応募者対応や選考の判断という本来の仕事を担う人が送信も兼ねているあいだ、職種が増えるほど案内の内容はそろいにくくなります。

切り出せるのは「連絡する」という1つの動きです

内定者への定型連絡という作業を分解すると、必要なのはビジネスメールの定型文の力です。扱う内容には内定者の氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。選考や合否の判断と承認は社内の担当者に残したまま、送信するという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。在宅からは、表計算やメールといった一般的な道具を使ってこの作業に関わる形になります。

ビジネスメールの定型文を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ビジネスメールの定型文を教えるメニューは1事業所にあり、在宅で受けられると明記された事業所はありませんでした。メニュー名は、ビジネスメールという名前です。教えているのはビジネスメールの定型文というスキルであり、内定者への定型連絡そのものを教えているわけではありません。採用事務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち1件の職種カテゴリと一致します。ただし「内定者への定型連絡」という作業名まで一致しているわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。内定者への定型連絡は、この型に当てはまる作業です。

採用事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

採用事務という部署には、内定者への定型連絡のほかにも、案内メールの作成送信、求人媒体への入力、選考状況一覧の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。応募者情報の登録や面接記録の入力は機密度が中でも訓練メニューにはあり、履歴書のファイル整理や面接日程の候補作成は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。入社書類の準備は機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。なお、「連絡する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで17あり、ストレスチェックの案内、パスワード変更案内、健康診断の案内と回収なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

内定者への定型連絡のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。