人事担当者のための 出張手配の下調べの切り出し｜秘書・調整サポートから在宅の1人へ

このページは、秘書・調整サポートの「出張手配の下調べ」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

どのような仕事・勤務形態で働いてもらうか、下調べから考える

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。同じような言葉が、公的な資料にも残っています。

「まずは、障害者にどのような仕事・勤務形態で働いてもらうかを検討した。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

検討の入り口は、新しい業務でなくてもかまいません。秘書・調整サポートにある「連絡する」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

出張の予定が重なる時期、下調べに時間を割けていますか

秘書・調整サポート｜出張の予定が重なる時期の出張手配の下調べを、在宅の1人が引き取る

秘書・調整サポートの担当者は、上司や役員の出張に向けて交通機関や宿泊先の候補をネットで調べる作業を、上司や役員からの相談対応といった判断業務の合間に行っています。出張の予定が重なる時期は下調べする件数が増え、相談対応に追われて下調べそのものが後回しになることがあります。下調べが遅れると、出発の直前まで候補が出そろわず、慌てて手配することにもなりかねません。担当者としても上司や役員からの相談対応を優先したいところですが、出張手配の下調べにも一定の時間を取られています。出張手配の下調べだけを在宅の1人に切り出すと、秘書・調整サポートの担当者は相談対応に集中でき、候補も余裕を持ってそろうようになります。特別な資格よりもネットで調べて表にまとめる力が基準で、扱う内容は交通機関や宿泊先といった公開されている情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、上司や役員からの相談対応は秘書・調整サポートの担当者が担っている本来の仕事です。出張手配の下調べは、その相談対応とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、下調べは相談対応に押し出され続けます。

複数の出張が重なる下調べも、同じ構図です

秘書・調整サポート｜複数の出張が重なる出張手配の下調べを、在宅の1人が引き取る

複数の出張の下調べをまとめて担当している秘書・調整サポートの担当者は、出張ごとに行き先や日程の条件が違う中で調べており、出張の数が多い分だけ調べる件数も増えていきます。相談対応と重なると下調べが後回しになり、出張によって候補の質がそろわないまま渡してしまうこともあります。質がそろわないと、上司や役員が候補を比べにくく、選び直しを頼まれることもあります。出張が増えるほど、下調べする作業そのものが重くなっていきます。出張手配の下調べをまとめて在宅の1人に任せると、秘書・調整サポートの担当者は上司や役員からの相談対応に専念でき、下調べも出張をまたいで整った質でそろいます。特別な資格よりもネットで調べて表にまとめる力が基準で、扱う内容は交通機関や宿泊先といった公開されている情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

出張が違っても、構図は同じです。上司や役員からの相談対応を担う人が下調べも兼ねているあいだ、出張が増えるほど下調べする作業そのものが重くなっていきます。

切り出せるのは「連絡する」という1つの動きです

出張手配の下調べという作業を分解すると、必要なのは「連絡する」という動きと、ネットで調べて表にする力です。特別な資格を求める作業ではなく、扱う内容は交通機関や宿泊先といった公開されている情報が中心のため、機密度は低に分類されています。上司や役員からの相談対応は担当者の手元に残したまま、下調べという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明に紙のやり取りや来社は書かれていないため、在宅でも進められます。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具でつながる形です。

要るスキルは、会社によって形が変わります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、出張手配の下調べに要るスキルは、会社によって使う予約の仕組みや調べる範囲が違うため、今回は訓練の有無を判定していません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。出張手配の下調べは、この型に当てはまる作業です。

秘書・調整サポートにはこの後に任せられる作業も並んでいます

秘書・調整サポートという部署には、出張手配の下調べのほかにも、会議資料の取りまとめ、来客予定の一覧更新、予定表の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。日程調整、会議室の予約、議事録の作成、期限前のリマインド、送付物の手配記録は機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。名刺情報の入力は機密度が中で訓練メニューにはありますが、名刺の現物を画像やスキャンで渡す用意が要ります。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「連絡する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで17あり、ストレスチェックの案内、健康診断の案内と回収、受講案内送信なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

出張手配の下調べのデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。