出欠管理｜研修・教育運営事務から在宅に切り出す
出欠管理は、研修・教育運営事務にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
研修・教育運営事務｜研修が重なる時期の出欠管理を、在宅の1人が引き取る
研修・教育運営の担当者は、研修当日の出欠を確認し、一覧に反映して整える作業を、研修内容の企画業務の合間に行っています。研修が重なる時期は確認する件数が増え、企画業務に追われて出欠一覧の更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、欠席した対象者への追加対応が遅れ、あとからまとめて連絡することになってしまいます。担当者としても研修内容の企画を優先したいところですが、出欠の確認と反映にも一定の時間を取られています。出欠管理だけを在宅の1人に切り出すと、研修・教育運営の担当者は企画業務に集中でき、欠席者への対応も早めに行えるようになります。扱う内容は研修の参加状況が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
研修・教育運営事務｜複数研修分の出欠管理を、在宅の1人が引き取る
複数の研修を並行して運営している研修・教育運営の担当者は、研修ごとに出欠を確認して一覧に反映しており、研修の数が多い分だけ確認する件数も増えていきます。企画業務と重なると反映が後回しになり、どの研修の出欠がまだ未確認か把握しづらくなることもあります。管理が甘くなると、欠席が続く対象者への声かけが遅れ、受講そのものが途切れてしまう心配もあります。研修が増えるほど、確認して反映する作業そのものが重くなっていきます。出欠管理をまとめて在宅の1人に任せると、研修・教育運営の担当者は企画業務に専念でき、出欠の一覧も研修をまたいで整った状態を保てます。扱う内容は研修の参加状況が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
出欠管理が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
出欠管理に要るスキルは、当サイトではまだ整理できていません。 作業名から機械で拾える言葉が無かったためです。❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない）。
この作業に要るスキルが決まっていないのは、出欠管理という名前が 会社によって指す中身が違うからです。渡す前に、実際にどの画面を開いて何を打つのかを一度書き出してください。 書き出した動きが、そのまま必要なスキルになります。
同じ研修・教育運営事務の他の作業では、次の4つのスキルが要ると整理できています。 出欠管理を渡す相手を探すときの手がかりになります。
- ビジネスメールの定型文
- 文字入力・データ入力
- 表計算（Excel）の基本操作
- 予定表とリマインドの操作
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、出欠管理は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ研修・教育運営事務にある、ほかの作業
研修・教育運営事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 対象者リスト | 整える | 中 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 受講案内送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 教材登録 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| テスト結果集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 未受講リマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| アンケート集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 修了証作成 | 入力する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 研修履歴更新 | 整える・記録する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 接続案内 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
出欠管理の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |