利用状況の集計｜情報システム事務から在宅に切り出す
利用状況の集計は、情報システム事務にある作業です。動きとしては「集計する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
情報システム事務｜月次で行うシステム利用状況の集計を、在宅の1人が引き取る
情報システムの担当者は、社内で使っているシステムのログインの回数や利用の件数を月に一度取りまとめ、報告用の表にする作業を問い合わせ対応の合間に行っています。問い合わせが立て込む時期は集計が後回しになり、報告の締め切りぎりぎりまで手を付けられないこともあります。集計が遅れると、システムの見直しを検討する判断のタイミングも遅れてしまいます。担当者としても問い合わせ対応を優先せざるを得ず、集計にまとまった時間を取りにくいのが実情です。利用状況の集計だけを在宅の1人に切り出すと、情報システムの担当者は問い合わせ対応に集中でき、月次の集計も遅れにくくなります。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容はシステムの利用件数といった業務データが中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
情報システム事務｜複数システム分の利用状況をまとめる作業を、在宅の1人が引き取る
情報システムの担当者は、社内で使う複数のシステムそれぞれから利用状況の数字を集め、ひとつの表にまとめる作業をしており、システムが増えるほど集める先も多くなります。トラブル対応が入ると集計の作業が中断され、どこまで集め終えたか確認し直す手間も発生します。集計が遅れると、契約の見直しやシステムの入れ替えといった判断の材料がそろわず、検討そのものが先送りになってしまいます。システムごとに数字の出し方も少しずつ違い、そろえる作業に手間がかかっています。利用状況の集計を在宅の1人に任せると、情報システムの担当者はトラブル対応に専念でき、集計も複数のシステムにわたって整った状態でそろいます。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容はシステムの利用件数が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
利用状況の集計が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
利用状況の集計に要るスキルは1つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「表計算（Excel）の基本操作←Excel／表計算（Excel）の基本操作←Excelの基礎・応用」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、利用状況の集計は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ情報システム事務にある、ほかの作業
情報システム事務には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| PC・備品台帳 | 記録する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| アカウント発行申請の受付 | 受け取る | 高 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 整える | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ライセンス台帳 | 記録する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| パスワード変更案内 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| マニュアル更新 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 定型問い合わせの一次受付 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 機器の貸出返却記録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
部署は違うが、同じ動きの作業
利用状況の集計の動きは「集計する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで24件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 数値の集計 | 全部署共通 | 低 |
| 定例レポートの作成 | 全部署共通 | 低 |
| 勤怠データの集計 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 残業時間一覧 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| アンケート集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 問い合わせ経路の集計 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 売上集計 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 定期レポート用データの準備 | マスターデータ管理 | 低 |
| 定例報告の集計 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 在庫一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 倉庫報告の集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 棚卸しデータ集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| テスト結果集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 定例数値の集計 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| KPI管理表 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 部門別データ統合 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| アンケートの集計 | 人事・総務事務 | 低 |
| 売上データの集計 | 営業事務 | 低 |
| 見積の比較表づくり | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 締結状況の一覧化 | 文書・契約管理 | 中 |
| よくある質問の集計 | 顧客対応事務 | 中 |
| 満足度アンケートの集計 | 顧客対応事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |