受講案内送信｜研修・教育運営事務から在宅に切り出す

受講案内送信は、研修・教育運営事務にある作業です。動きとしては「連絡する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

研修・教育運営事務｜研修が重なる時期の受講案内送信を、在宅の1人が引き取る

研修・教育運営の担当者は、研修の開催日程や参加方法をまとめた案内メールを対象者に送る作業を、研修内容の企画業務の合間に行っています。研修が重なる時期は送る案内の件数が増え、企画業務に追われて送信が後回しになることがあります。案内が遅れると、対象者が準備の時間を十分に取れないまま当日を迎えてしまうこともあります。担当者としても研修内容の企画を優先したいところですが、案内文の作成や送信にも一定の時間を取られています。受講案内送信だけを在宅の1人に切り出すと、研修・教育運営の担当者は企画業務に集中でき、案内の送信も安定して行えるようになります。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は研修の開催案内が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

研修・教育運営事務｜複数拠点分の受講案内送信を、在宅の1人が引き取る

複数の拠点で研修を実施している研修・教育運営の担当者は、拠点ごとに対象者や開催内容が違う案内をそれぞれ送っており、拠点が多い分だけ送信の手間も増えていきます。企画業務と重なると送信が後回しになり、拠点によって案内が届くタイミングがずれてしまうこともあります。案内が遅れると、参加できるはずだった対象者が予定を組めず欠席してしまう心配も出てきます。拠点が増えるほど、宛先を確認しながらの送信作業も重くなっていきます。受講案内送信をまとめて在宅の1人に任せると、研修・教育運営の担当者は企画業務に専念でき、案内の送信も拠点をまたいで安定します。必要なのはビジネスメールの定型文で、送る内容は研修の開催案内が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

渡すときに決めておくこと

受講案内送信が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

受講案内送信に要るスキルは1つです。

• ビジネスメールの定型文

⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ビジネスメールの定型文←オンラインコミュニケーション（チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相）／ビジネスメールの定型文←ビジネスマナー／ビジネスメールの定型文←身だしなみと印象」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、受講案内送信は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ研修・教育運営事務にある、ほかの作業

研修・教育運営事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

研修・教育運営事務の10件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

受講案内送信の動きは「連絡する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで15件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。