古い情報の抽出｜マスターデータ管理から在宅に切り出す
古い情報の抽出は、マスターデータ管理にある作業です。動きとしては「照合する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
マスターデータ管理｜異動や制度変更が重なる時期の古い情報の抽出を、在宅の1人が引き取る
マスターデータ管理の担当者は、取引先や商品の情報の中から、更新が長く止まっている古い情報を見比べながら拾い出す作業を、台帳の整備業務の合間に行っています。異動や制度の変更が重なる時期は見直す件数が増え、整備業務に追われて抽出が後回しになることがあります。古い情報が残ったままだと、担当者が変わった取引先に前任者宛のまま連絡してしまうこともあります。担当者としても台帳全体の整備を優先したいところですが、古い情報の見極めにも一定の時間を取られています。古い情報の抽出だけを在宅の1人に切り出すと、マスターデータ管理の担当者は整備業務に集中でき、古い情報の見落としも起きにくくなります。扱う内容は取引先や商品の業務情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
マスターデータ管理｜複数のマスターを横断する古い情報の抽出を、在宅の1人が引き取る
複数のマスターを横断して管理している担当者は、マスターごとに更新の頻度が違うため、古い情報が残っていないかを見比べる作業に手間がかかっています。他の登録作業と重なると抽出が後回しになり、気づかないまま古い情報が使われ続けてしまうこともあります。古い情報をもとに案内すると、届かない連絡先や終了した条件のまま伝えてしまう心配も出てきます。マスターが増えるほど、見比べて拾い出す作業そのものが重くなっていきます。古い情報の抽出をまとめて在宅の1人に任せると、マスターデータ管理の担当者は登録作業に専念でき、マスターも複数にわたって整理された状態を保てます。扱う内容は取引先や商品の業務情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
古い情報の抽出が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
古い情報の抽出に要るスキルは、当サイトではまだ整理できていません。 作業名から機械で拾える言葉が無かったためです。❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない）。
この作業に要るスキルが決まっていないのは、古い情報の抽出という名前が 会社によって指す中身が違うからです。渡す前に、実際にどの画面を開いて何を打つのかを一度書き出してください。 書き出した動きが、そのまま必要なスキルになります。
同じマスターデータ管理の他の作業では、次の6つのスキルが要ると整理できています。 古い情報の抽出を渡す相手を探すときの手がかりになります。
- 文字入力・データ入力
- 台帳・管理表の更新
- 見比べて違いを見つける
- 表計算（Excel）の基本操作
- 電話・チャットの一次対応
- 資料の体裁を整える
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、古い情報の抽出は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じマスターデータ管理にある、ほかの作業
マスターデータ管理には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 顧客・商品マスターの登録更新 | 入力する・整える | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 取引先の名寄せ | 照合する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 重複確認 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 表記ゆれ修正 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 住所・電話の確認 | 照合する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| CSV整形 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| データ突合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 定期レポート用データの準備 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
古い情報の抽出の動きは「照合する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで27件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 二つの資料の照合 | データ入力・照合 | 低 |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 全部署共通 | 低 |
| 打刻漏れの確認 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 給与計算前のデータ確認 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 価格・在庫・掲載内容の照合 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 誤字・リンク切れの確認 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 取引先の名寄せ | マスターデータ管理 | 中 |
| 重複確認 | マスターデータ管理 | 低 |
| 住所・電話の確認 | マスターデータ管理 | 中 |
| データ突合 | マスターデータ管理 | 低 |
| チェックリスト回収 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 点検結果の入力 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 不備・未提出一覧 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 発送状況確認 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 欠品・遅延一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 商品コード照合 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 定期的な変更確認 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 経費精算の不備チェック | 経理補助 | 低 |
| 入金消込（機密高） | 経理補助 | 高 |
| 入力漏れの確認 | データ入力・照合 | 低 |
| 誤字脱字の確認 | データ入力・照合 | 低 |
| 重複データの確認 | データ入力・照合 | 低 |
| 入力結果の抜き取り検査 | データ入力・照合 | 低 |
| 見積の比較表づくり | 購買・発注事務 | 低 |
| 納期の確認と記録 | 購買・発注事務 | 低 |
| 契約書の記載事項の照合 | 文書・契約管理 | 中 |
| 対応漏れの確認 | 顧客対応事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |