人事担当者のための 名刺情報の入力の切り出し｜秘書・調整サポートから在宅の1人へ

このページは、秘書・調整サポートの「名刺情報の入力」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

任せる仕事に迷ったら、入力という動きを重ねてみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的な窓口には、こんな声が寄せられています。

「どのような仕事をしてもらったらいいかわからない」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

任せる仕事は、遠くにある新しい業務ではなく、すでに社内の誰かが担っている作業の中から見つかる場合があります。秘書・調整サポートにある「入力する」という作業も、その1つです。

来客や商談が重なる時期、名刺の入力は追いついていますか

秘書・調整サポート｜来客や商談が重なる時期の名刺情報の入力を、在宅の1人が引き取る

秘書・調整サポートの担当者は、受け取った名刺の情報をシステムに入力する作業を、上司や役員からの相談対応といった判断業務の合間に行っています。来客や商談が重なる時期は入力する件数が増え、相談対応に追われて名刺情報の入力が後回しになることがあります。入力が遅れると、あとから連絡先を確認したい時に見つけられなくなることがあります。担当者としても上司や役員からの相談対応を優先したいところですが、名刺情報の入力にも一定の時間を取られています。名刺情報の入力だけを在宅の1人に切り出すと、秘書・調整サポートの担当者は相談対応に集中でき、入力の遅れも起きにくくなります。必要なのは文字入力・データ入力の力で、扱う内容には名刺に記載された氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、入力だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、上司や役員からの相談対応は秘書・調整サポートの担当者が担っている本来の仕事です。名刺情報の入力は、その相談対応とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、入力は相談対応に押し出され続けます。

複数部署分の名刺入力も、同じ構図です

秘書・調整サポート｜複数部署分の名刺情報の入力を、在宅の1人が引き取る

複数の部署から名刺が集まる秘書・調整サポートの担当者は、部署ごとに提出のタイミングが違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ入力する件数も増えていきます。相談対応と重なると入力が後回しになり、部署によって入力の反映がそろわないまま進めてしまうこともあります。反映がそろわないと、部署によって最新の連絡先が分からず、二重に確認の連絡が来ることもあります。部署が増えるほど、名刺情報の入力が重くなっていきます。名刺情報の入力をまとめて在宅の1人に任せると、秘書・調整サポートの担当者は上司や役員からの相談対応に専念でき、入力も部署をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは文字入力・データ入力の力で、扱う内容には名刺に記載された氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、入力だけを在宅にまとめて切り出す形です。

部署が違っても、構図は同じです。上司や役員からの相談対応を担う人が入力も兼ねているあいだ、部署が増えるほど名刺情報の入力が重くなっていきます。

切り出せるのは「入力する」という1つの動きです

名刺情報の入力という作業を分解すると、必要なのは「入力する」という動きと、文字入力・データ入力という基本のスキルです。扱う内容には名刺に記載された氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。上司や役員からの相談対応は担当者の手元に残したまま、入力するという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。名刺の現物を画像やスキャンで渡す用意があれば、在宅でも進められます。在宅からは社内のシステムにつなぐ形で、扱う範囲は個人情報などにとどまります。

文字入力・データ入力を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、文字入力・データ入力のスキルを教えるメニューは3事業所にあり、うち1事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、タイピング甲子園、パソコン入力作業訓練、個別学習（タイピング）、実務トレーニング（データ入力など）といった名前が並んでいます。教えているのは文字入力・データ入力というスキルであり、名刺情報の入力そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。名刺情報の入力は、この型に当てはまる作業です。

秘書・調整サポートにはこの後に任せられる作業も並んでいます

秘書・調整サポートという部署には、名刺情報の入力のほかにも、会議資料の取りまとめ、来客予定の一覧更新、予定表の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。日程調整、会議室の予約、議事録の作成、期限前のリマインド、送付物の手配記録は機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。出張手配の下調べは機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「入力する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで46あり、CMS入稿、スキャンとPDF化、仕訳の補助入力なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

名刺情報の入力のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。