問い合わせ経路の集計｜マーケティング・広報事務から在宅に切り出す
問い合わせ経路の集計は、マーケティング・広報事務にある作業です。動きとしては「集計する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
マーケティング・広報事務｜月次で行う問い合わせ経路の集計を、在宅の1人が引き取る
広報の担当者は、電話やメール、フォームなど複数の経路から届いた問い合わせの件数を月に一度集計し、報告用の表にまとめる作業を企画業務の合間に行っています。問い合わせが増える時期は集計する件数も増え、企画に追われて集計が後回しになることがあります。集計が遅れると、どの経路からの問い合わせが増えているかの把握が遅れ、対応の見直しを検討する判断も遅くなってしまいます。担当者としても企画の判断業務を優先せざるを得ず、集計にまとまった時間を取りにくいのが実情です。問い合わせ経路の集計だけを在宅の1人に切り出すと、広報担当者は企画業務に集中でき、月次の集計も遅れにくくなります。必要なのは表計算の基本操作とビジネスメールの定型文で、扱う内容は問い合わせの件数が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
マーケティング・広報事務｜経路ごとに書式が違う問い合わせ記録の集計を、在宅の1人が引き取る
広報の担当者は、電話の受付記録とメールの履歴、フォームの送信記録など、経路ごとに形式の違う記録を見比べながら集計しており、形式をそろえる作業に手間がかかっています。企画業務と重なると集計の作業が後回しになり、報告の締め切りぎりぎりにまとめて確認することもあります。形式がそろっていないと、同じ問い合わせを重複して数えてしまう心配も出てきます。経路が増えるほど、そろえて集計する作業そのものが重くなっていきます。問い合わせ経路の集計を在宅の1人に任せると、広報担当者は企画業務に専念でき、集計も経路をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは表計算の基本操作とビジネスメールの定型文で、扱う内容は問い合わせの件数が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
問い合わせ経路の集計が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
問い合わせ経路の集計に要るスキルは2つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
- ビジネスメールの定型文
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ビジネスメールの定型文←オンラインコミュニケーション（チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相）／ビジネスメールの定型文←ビジネスマナー／ビジネスメールの定型文←身だしなみと印象／表計算（Excel）の基本操作←Excel」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、問い合わせ経路の集計は 「部署名が2／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じマーケティング・広報事務にある、ほかの作業
マーケティング・広報事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| Web・ブログの記事登録 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| メルマガ配信設定 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| SNS投稿の予約 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝4/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 画像・原稿の管理 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| セミナー参加者リスト | 整える | 中 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| アンケート集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 広告レポートの数値入力 | 入力する・集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝4/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 競合サイト・価格情報の収集 | 調べる | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 掲載先リスト | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
部署は違うが、同じ動きの作業
問い合わせ経路の集計の動きは「集計する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで24件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 数値の集計 | 全部署共通 | 低 |
| 定例レポートの作成 | 全部署共通 | 低 |
| 勤怠データの集計 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 残業時間一覧 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 利用状況の集計 | 情報システム事務 | 低 |
| アンケート集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 売上集計 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 定期レポート用データの準備 | マスターデータ管理 | 低 |
| 定例報告の集計 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 在庫一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 倉庫報告の集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 棚卸しデータ集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| テスト結果集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 定例数値の集計 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| KPI管理表 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 部門別データ統合 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| アンケートの集計 | 人事・総務事務 | 低 |
| 売上データの集計 | 営業事務 | 低 |
| 見積の比較表づくり | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 締結状況の一覧化 | 文書・契約管理 | 中 |
| よくある質問の集計 | 顧客対応事務 | 中 |
| 満足度アンケートの集計 | 顧客対応事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |