人事担当者のための 契約更新期限の管理の切り出し｜営業事務から在宅の1人へ

このページは、営業事務の「契約更新期限の管理」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

職務内容の選定は、期限を見張る作業からでも始められる

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。

「障害者が従事する職務内容は、どのようにして選定したらよいでしょうか？」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

職務は新しく作るものだけではありません。すでにある期限を見張る「期限を管理する」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

契約の更新が重なる時期、期限の管理は追いついていますか

営業事務｜契約の更新が重なる時期の契約更新期限の管理を、在宅の1人が引き取る

営業事務の担当者は、取引先との契約の更新期限を一覧で管理し、期日が近づいたら知らせる作業を、商談や提案活動といった判断業務の合間に行っています。契約の更新が重なる時期は管理する件数が増え、判断業務に追われて契約更新期限の管理が後回しになることがあります。管理が遅れると、更新の連絡が遅れ、契約が切れる直前になって慌てて対応することになります。担当者としても商談や提案活動を優先したいところですが、契約更新期限の管理にも一定の時間を取られています。契約更新期限の管理だけを在宅の1人に切り出すと、営業事務の担当者は商談や提案活動に集中でき、期限の抜けも起きにくくなります。必要なのは予定表とリマインドの操作の力で、扱う内容には取引先との契約金額や条件といった取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、管理だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、商談や提案活動は営業事務の担当者が担っている本来の仕事です。契約更新期限の管理という作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、期限の管理は判断業務に押し出され続けます。

複数の取引先分の契約更新期限の管理も、同じ構図です

営業事務｜複数の取引先分の契約更新期限の管理を、在宅の1人が引き取る

複数の取引先の契約更新をまとめて管理している営業事務の担当者は、取引先ごとに更新の条件や時期が違う中で対応しており、取引先の数が多い分だけ管理する件数も増えていきます。商談や提案活動と重なると管理が後回しになり、取引先によって期限の反映がそろわないまま進めてしまうこともあります。反映がそろわないと、更新の条件に気づかないまま期限を過ぎてしまい、取引先への対応が後手に回ることもあります。取引先が増えるほど、契約更新期限の管理という作業が重くなっていきます。契約更新期限の管理をまとめて在宅の1人に任せると、営業事務の担当者は商談や提案活動に専念でき、管理も取引先をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは予定表とリマインドの操作の力で、扱う内容には取引先との契約金額や条件といった取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、管理だけを在宅にまとめて切り出す形です。

部署が違っても、構図は同じです。判断業務を担う人が期限を管理するという動きも兼ねているあいだ、取引先の数が多いほど期限の抜けは大きくなっていきます。

切り出せるのは「整える」と「期限を管理する」の2つの動きです

契約更新期限の管理という作業を分解すると、必要なのは「整える」と「期限を管理する」という2つの動きと、予定表とリマインドの操作の力です。扱う内容には取引先との契約金額や条件といった取引先情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。在宅の1人が見る範囲は、こうした個人情報など機密度が中の情報に限られます。商談や提案活動という判断は営業事務の担当者の手元に残したまま、期限を管理するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明には紙・スキャン・電話・名刺・会議への出席が含まれないため、在宅作業可能に数えられています。テレワーク導入を考えるとき、見る範囲を区切ったうえでの導入になる作業です。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具でつながります。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、予定表とリマインドの操作というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。営業事務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち6件の職種カテゴリと一致します。ただし「契約更新期限の管理」という作業名まで一致しているわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。契約更新期限の管理は、この型に当てはまる作業です。

営業事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

営業事務という部署には、契約更新期限の管理のほかにも、売上データの集計、案件管理表の更新、注文書の受付と分類、商談記録の入力、定型の案内メール送信など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。営業リストの更新、見積書の作成、納品書の発行は機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。顧客情報の入力も契約更新期限の管理と同じく機密度は中に分類されており、扱う内容には個人情報が含まれます。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」と「期限を管理する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで73あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、KPI管理表なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

契約更新期限の管理のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。