人事担当者のための 契約書のPDF化と保存の切り出し｜文書・契約管理から在宅の1人へ

このページは、文書・契約管理の「契約書のPDF化と保存」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

従事業務が限定的、それは新規業務開拓の入り口でもある

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。似た戸惑いは、他の担当者の声としても記録されています。

「現状においては、チャレンジドの従事業務が限定的であり、新規業務の開拓が重要な課題の一つであると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

業務の幅を広げる入り口は、紙の書類を見直す作業の中にもあります。文書・契約管理にある「整える」という作業も、その1つです。

契約の締結が重なる時期、PDF化と保存は追いついていますか

文書・契約管理｜契約の締結が重なる時期の契約書のPDF化と保存を、在宅の1人が引き取る

文書・契約管理の担当者は、締結した契約書をスキャンしてPDFにまとめ、決まった場所に保存する作業を、契約内容の確認や条件の判断といった判断業務の合間に行っています。契約の締結が重なる時期は保存する件数が増え、判断業務に追われてPDF化と保存が後回しになることがあります。保存が遅れると、必要な契約書をすぐに探し出せず、確認したい時に紙の束から探すことになります。担当者としても契約内容の確認や条件の判断を優先したいところですが、PDF化と保存にも一定の時間を取られています。PDF化と保存だけを在宅の1人に切り出すと、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に集中でき、保存の遅れも起きにくくなります。必要なのはファイルの整理と保存の力で、扱う内容には契約書に記載された取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、保存だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、契約内容の確認や条件の判断は文書・契約管理の担当者が担っている判断業務です。締結した契約書をスキャンしてPDFにまとめ、決まった場所に保存する作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、PDF化と保存は契約内容の確認に押し出され続けます。

部署が増えるほど、ファイル名の付け方はそろいますか

文書・契約管理｜複数部署分の契約書のPDF化と保存を、在宅の1人が引き取る

複数の部署から契約書が集まる中でPDF化を担当している文書・契約管理の担当者は、部署ごとに提出のタイミングや量が違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ保存する件数も増えていきます。契約内容の確認や条件の判断と重なると保存が後回しになり、部署によってファイル名の付け方がそろわないまま保存してしまうこともあります。付け方がそろわないと、あとから探す部署が見つけられず、探す手間だけが増えていきます。部署が増えるほど、PDF化と保存が重くなっていきます。PDF化と保存をまとめて在宅の1人に任せると、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に専念でき、保存も部署をまたいで整った付け方でそろいます。必要なのはファイルの整理と保存の力で、扱う内容には契約書に記載された取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、保存だけを在宅にまとめて切り出す形です。

部署が違っても、構図は同じです。契約内容の確認や条件の判断を担う人がPDF化と保存も兼ねているあいだ、部署の数が多いほど保存する件数は増えていきます。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

契約書のPDF化と保存という作業を分解すると、必要なのはファイルの整理と保存という基本のスキルです。扱う内容には契約書に記載された取引先情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。この作業は紙の原本をスキャンする作業そのものにあたるため、出社が要る作業です。紙の原本とスキャナーが要る作業のため、在宅の担当者に渡す形はとれません。契約内容の確認や条件の判断と承認は、これまでどおり社内の担当者が担う作業です。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ファイルの整理と保存というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件(ハローワークインターネットサービスを含む)の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。契約書のPDF化と保存は、この型に当てはまる作業ですが、出社が要る点は他の作業と分けて考える必要があります。

文書・契約管理にはこの後に任せられる作業も並んでいます

文書・契約管理という部署には、契約書の台帳更新、押印申請の受付と記録、保管場所の一覧更新、締結状況の一覧化など、機密度は中でも訓練メニューに挙がっていて在宅で進めやすい作業が並んでいます。更新期限の管理、ファイル名の統一、契約書の記載事項の照合は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでしたが、在宅の札は在宅作業可能です。版数の管理と文書の廃棄予定の管理は、要るスキルが会社によって違うため今回は判定していません。出社が要る作業は、この部署では契約書のPDF化と保存だけです。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、セミナー参加者リストなども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表(/keisan.html)では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面(訪問)かオンラインで行われています。

契約書のPDF化と保存のデータ

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契約書のPDF化と保存に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。