人事担当者のための 契約書の台帳更新の切り出し｜文書・契約管理から在宅の1人へ

このページは、文書・契約管理の「契約書の台帳更新」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

職務内容は、どう選べばいいのか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。

「障害者が従事する職務内容は、どのようにして選定したらよいでしょうか？」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

職務は新しく作るものだけではありません。文書・契約管理にある「整える」「記録する」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

契約の締結が重なる時期、台帳の更新は後回しになっていませんか

文書・契約管理｜契約の締結が重なる時期の契約書の台帳更新を、在宅の1人が引き取る

文書・契約管理の担当者は、締結した契約書の内容を台帳に反映して更新する作業を、契約内容の確認や条件の判断といった判断業務の合間に行っています。契約の締結が重なる時期は更新する件数が増え、判断業務に追われて台帳の更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、台帳の情報が実際の契約より古いままになり、条件を確認したい時に食い違いが生じることがあります。担当者としても契約内容の確認や条件の判断を優先したいところですが、台帳の更新にも一定の時間を取られています。台帳の更新だけを在宅の1人に切り出すと、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に集中でき、更新の遅れも起きにくくなります。必要なのは台帳・管理表の更新の力で、扱う内容には契約金額や取引条件といった取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、更新だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、契約内容の確認や条件の判断は文書・契約管理の担当者が担っている判断業務です。締結した契約書の内容を台帳に反映して更新する作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、台帳の更新は契約内容の確認に押し出され続けます。

部署が増えるほど、台帳の反映はそろいますか

文書・契約管理｜複数部署分の契約書の台帳更新を、在宅の1人が引き取る

複数の部署から契約書が届く文書・契約管理の担当者は、部署ごとに提出のタイミングが違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ更新する件数も増えていきます。契約内容の確認や条件の判断と重なると更新が後回しになり、部署によって更新の反映がそろわないまま進めてしまうこともあります。反映がそろわないと、部署がシステムを確認しても最新の状態が分からず、二重に問い合わせが来ることもあります。部署が増えるほど、契約書の台帳更新が重くなっていきます。台帳の更新をまとめて在宅の1人に任せると、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に専念でき、更新も部署をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは台帳・管理表の更新の力で、扱う内容には契約金額や取引条件といった取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、更新だけを在宅にまとめて切り出す形です。

部署が違っても、構図は同じです。契約内容の確認や条件の判断を担う人が台帳の更新も兼ねているあいだ、部署の数が多いほど更新する件数は増えていきます。

切り出せるのは「整える」と「記録する」の2つの動きです

契約書の台帳更新という作業を分解すると、必要なのは台帳・管理表の更新の力です。扱う内容には契約金額や取引条件といった取引先情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。作業の説明には紙のやり取りやスキャン、電話や来社が必要な要素が書かれておらず、在宅で進めやすい作業に分類されています。在宅の担当者とは、表計算やメールといった一般的な道具でつながります。契約内容の確認や条件の判断と承認は社内の担当者に残したまま、台帳を整えて記録するという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。

台帳・管理表の更新を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、台帳・管理表の更新のスキルを教えるメニューは1事業所にあり、在宅で受けられると明記された事業所はありませんでした。メニュー名には、模擬就労(顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク)、顧客データ管理(模擬業務)といった名前が並んでいます。教えているのは台帳を整えるスキルであり、契約書の台帳更新そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件(ハローワークインターネットサービスを含む)の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。契約書の台帳更新は、この型に当てはまる作業です。

文書・契約管理にはこの後に任せられる作業も並んでいます

文書・契約管理という部署には、契約書の台帳更新のほかにも、押印申請の受付と記録、保管場所の一覧更新、締結状況の一覧化など、機密度は中でも訓練メニューに挙がっている作業が並んでいます。更新期限の管理、ファイル名の統一、契約書の記載事項の照合は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。版数の管理と文書の廃棄予定の管理は、要るスキルが会社によって違うため今回は判定していません。契約書のPDF化と保存は紙の原本をスキャンする作業そのものにあたり、出社が要る作業です。作業ごとに機密度と訓練の有無、在宅の可否は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで86あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、セミナー参加者リストなども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表(/keisan.html)では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面(訪問)かオンラインで行われています。

契約書の台帳更新のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。