人事担当者のための 定例レポートの作成の切り出し｜全部署共通から在宅の1人へ

このページは、全部署共通の「定例レポートの作成」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

切り出す仕事がないと感じたら、体裁を整える作業を見てみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。現場からは、こんな声が上がっています。

「障害のある人向けに切り出す仕事がない」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

切り出せる仕事は、報告のまとめ方の中にもあります。総務や経理にある「集計する」という作業も、その1つです。

月次の活動レポート、体裁を整える余裕はありますか

全部署共通｜月次の活動レポート作成を、在宅の1人が引き取る

総務の担当者は、各部署から届く活動の報告を取りまとめ、月に一度の定例レポートとして体裁を整える作業を他の手続きの合間に行っています。月末は手続き業務も重なるため、レポートの作成が後回しになり、提出のぎりぎりまで手を付けられないこともあります。作成が遅れると、経営層への報告のタイミングが遅れ、確認の時間そのものが削られてしまいます。担当者としても手続きの判断業務を優先せざるを得ず、レポートの体裁を整える作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。定例レポートの作成だけを在宅の1人に切り出すと、総務担当者は本来の手続き業務に集中でき、レポートの提出も安定しやすくなります。必要なのは資料の体裁を整える力で、扱う内容は各部署からの報告が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、手続きの判断は総務担当者が担っている本来の仕事です。各部署からの報告をレポートの体裁に整える作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、レポート作成は判断業務に押し出され続けます。

月次の収支レポートも、同じ構図です

全部署共通｜月次の収支レポート作成を、在宅の1人が引き取る

経理の担当者は、集計した数字をもとに月次の収支レポートを作成しており、承認業務が立て込む月末はレポートの体裁を整える作業が後回しになることがあります。作成が遅れると、経営層への報告が翌月にずれ込み、判断のタイミングそのものが遅れてしまう心配も出てきます。担当者としても数字の確認や承認の判断を優先したいところですが、レポートをまとめる作業にも一定の時間を取られています。数字がそろっていても、体裁を整えるだけの作業に追われて他の確認が後手に回ることもあります。定例レポートの作成という作業だけを在宅の1人に任せると、経理の担当者は確認や承認の判断業務に集中でき、レポートの提出も遅れにくくなります。必要なのは資料の体裁を整える力で、扱う内容は月次の収支データが中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

部署が違っても、構図は同じです。承認という本来の仕事を担う人がレポートの体裁を整える動きも兼ねているあいだ、月末が近づくほど提出は遅れやすくなります。

切り出せるのは「集計する」という1つの動きです

定例レポートの作成という作業を分解すると、必要なのは資料の体裁を整える力です。扱う内容は各部署からの報告や月次の収支データが中心のため、機密度は低に分類されています。手続きや承認の判断は担当者の手元に残したまま、体裁を整えるという動きだけを在宅の1人に渡す形です。

資料の体裁を整える力を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、資料の体裁を整えるスキルを教えるメニューは3事業所にあり、うち1事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、PowerPointの基礎・応用、Word、Wordの基礎・応用、模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）といった名前が並んでいます。教えているのは資料を整えるスキルであり、定例レポートの作成そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。定例レポートの作成は、この型に当てはまる作業です。

全部署共通にはこの後に任せられる作業も並んでいます

全部署共通という括りには、定例レポートの作成のほかにも、メール・フォームの受付と分類、データ入力、二つの資料の照合、Excel一覧の更新、数値の集計、定型メールの送信、マニュアルへの転記、Webからの情報収集など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、ファイル名の統一、フォルダへの保存、日程調整、期限前のリマインド、議事録・文字起こし、書類のPDF化・データ化は、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。なお、「集計する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで24あり、KPI管理表、アンケートの集計、勤怠データの集計なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

定例レポートの作成のデータ

同じ全部署共通にある、ほかの作業

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定例レポートの作成に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。