人事担当者のための 定型の案内メール送信の切り出し｜営業事務から在宅の1人へ

このページは、営業事務の「定型の案内メール送信」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

送信という動きは、商談業務の外に置ける

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。同じような言葉が、公的な資料にも残っています。

「現状においては、チャレンジドの従事業務が限定的であり、新規業務の開拓が重要な課題の一つであると考えている。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」の公開ページより）

任せる仕事は、遠くにある新しい業務ではなく、すでに社内の誰かが担っている作業の中から見つかる場合があります。営業事務にある「連絡する」という作業も、その1つです。

案内の対象が重なる時期、送信は追いついていますか

営業事務｜案内の対象が重なる時期の定型の案内メール送信を、在宅の1人が引き取る

営業事務の担当者は、決まった文面をもとに取引先へ案内メールを送る作業を、商談や提案活動といった判断業務の合間に行っています。案内の対象が重なる時期は送信する件数が増え、判断業務に追われて送信が後回しになることがあります。送信が遅れると、案内したい情報が取引先に届くタイミングが遅れ、先方の準備に影響してしまうこともあります。担当者としても商談や提案活動を優先したいところですが、案内メールの送信にも一定の時間を取られています。定型の案内メール送信だけを在宅の1人に切り出すと、営業事務の担当者は商談や提案活動に集中でき、送信の遅れも起きにくくなります。必要なのはビジネスメールの定型文の力で、扱う内容は決まった案内文といった業務情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、商談や提案活動は営業事務の担当者が担っている本来の仕事です。定型の案内メール送信は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、「連絡する」という動きは判断業務に押し出され続けます。

複数の案内先が並ぶ送信も、同じ構図です

営業事務｜複数の案内先が並ぶ定型の案内メール送信を、在宅の1人が引き取る

複数の案内先に向けて定型メールを送っている営業事務の担当者は、案内先ごとに宛先や差し込む項目が違う中で送信しており、案内先の数が多い分だけ確認する手間も増えていきます。商談や提案活動と重なると送信が後回しになり、宛先の確認が甘いまま送ってしまうこともあります。確認が甘いと、誤った宛先や古い情報のまま案内が届き、取引先からの問い合わせで気づくこともあります。案内先が増えるほど、送信の準備そのものが重くなっていきます。定型の案内メール送信をまとめて在宅の1人に任せると、営業事務の担当者は商談や提案活動に専念でき、送信も案内先をまたいで整った状態でそろいます。必要なのはビジネスメールの定型文の力で、扱う内容は決まった案内文といった業務情報が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

案内先が違っても、構図は同じです。商談や提案活動を担う人が送信も兼ねているあいだ、案内先の数が多いほど宛先の確認は甘くなりやすくなります。

切り出せるのは「連絡する」という1つの動きです

定型の案内メール送信という作業を分解すると、必要なのは「連絡する」という動きと、ビジネスメールの定型文という基本のスキルです。扱うのは決まった案内文といった業務情報が中心で、契約そのものの判断を含まないため、機密度は低に分類されています。商談や提案活動の判断は担当者の手元に残したまま、送信するという動きだけを在宅の1人に渡す形です。在宅からは、表計算・メールなど一般的な道具でつながる形です。

ビジネスメールの定型文を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ビジネスメールの定型文を教えるメニューは1事業所にあり、在宅で受けられると明記された事業所はありませんでした。メニュー名は、ビジネスメールという名前です。教えているのはビジネスメールの定型文というスキルであり、定型の案内メール送信そのものを教えているわけではありません。この作業は、部署名としては障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち6件の職種カテゴリと一致しますが、「定型の案内メール送信」という作業名までは一致していません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。定型の案内メール送信は、この型に当てはまる作業です。

営業事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

営業事務には、定型の案内メール送信のほかにも、案件管理表の更新、商談記録の入力、売上データの集計など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。注文書の受付と分類も機密度は低く訓練メニューにありますが、在宅の札は条件つきです。営業リストの更新、見積書の作成、納品書の発行は、要るスキルが会社によって違うため訓練の有無を判定していません。顧客情報の入力は機密度が中でも訓練メニューにあり、契約更新期限の管理は機密度が中で今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「連絡する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで17あり、ストレスチェックの案内、健康診断の案内と回収、内定者への定型連絡なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

定型の案内メール送信のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「障害者雇用事例リファレンスサービス」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。