定期レポート用データの準備｜マスターデータ管理から在宅に切り出す
定期レポート用データの準備は、マスターデータ管理にある作業です。動きとしては「集計する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
マスターデータ管理｜月末に集中する定期レポート用データの準備を、在宅の1人が引き取る
マスターデータ管理の担当者は、月に一度の定例会議で使う報告用のデータを台帳から抜き出し、見やすい形に整える準備作業を、日々の整備業務の合間に行っています。月末は台帳の整備業務も重なるため、準備作業が後回しになり、提出のぎりぎりまで手を付けられないこともあります。準備が遅れると、報告のタイミングが遅れ、確認の時間そのものが削られてしまいます。担当者としても台帳全体の整備を優先せざるを得ず、レポート用データの準備にまとまった時間を取りにくいのが実情です。定期レポート用データの準備だけを在宅の1人に切り出すと、マスターデータ管理の担当者は整備業務に集中でき、報告の提出も安定しやすくなります。必要なのは資料の体裁を整える力で、扱う内容は台帳から抜き出した業務データが中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
マスターデータ管理｜複数部署向けの定期レポート用データ準備を、在宅の1人が引き取る
複数の部署に向けてそれぞれ違う形式のレポートを準備している担当者は、部署ごとに求められる項目が違うため、台帳から抜き出す作業に手間がかかっています。他の整備業務と重なると準備が後回しになり、締め切りぎりぎりに慌てて対応することもあります。準備が遅れると、部署側の会議で使う数字がそろわず、確認の依頼が増えてしまいます。部署が増えるほど、抜き出して整える作業そのものが重くなっていきます。定期レポート用データの準備をまとめて在宅の1人に任せると、マスターデータ管理の担当者は整備業務に専念でき、レポートも部署をまたいで期日どおりにそろいます。必要なのは資料の体裁を整える力で、扱う内容は台帳から抜き出した業務データが中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。
渡すときに決めておくこと
定期レポート用データの準備が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
定期レポート用データの準備に要るスキルは1つです。
- 資料の体裁を整える
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「資料の体裁を整える←Word／資料の体裁を整える←Wordの基礎・応用／資料の体裁を整える←模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、定期レポート用データの準備は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じマスターデータ管理にある、ほかの作業
マスターデータ管理には、このほかに8件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 顧客・商品マスターの登録更新 | 入力する・整える | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 3事業所） |
| 取引先の名寄せ | 照合する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 重複確認 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
| 表記ゆれ修正 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 住所・電話の確認 | 照合する | 中 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 古い情報の抽出 | 照合する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| CSV整形 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| データ突合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝1/7事業所（うち在宅可と明記 0事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
定期レポート用データの準備の動きは「集計する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで24件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 数値の集計 | 全部署共通 | 低 |
| 定例レポートの作成 | 全部署共通 | 低 |
| 勤怠データの集計 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 残業時間一覧 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 利用状況の集計 | 情報システム事務 | 低 |
| アンケート集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 問い合わせ経路の集計 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 売上集計 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 定例報告の集計 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 在庫一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 倉庫報告の集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 棚卸しデータ集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| テスト結果集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 定例数値の集計 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| KPI管理表 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 部門別データ統合 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| アンケートの集計 | 人事・総務事務 | 低 |
| 売上データの集計 | 営業事務 | 低 |
| 見積の比較表づくり | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 締結状況の一覧化 | 文書・契約管理 | 中 |
| よくある質問の集計 | 顧客対応事務 | 中 |
| 満足度アンケートの集計 | 顧客対応事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |