人事担当者のための 履歴書のファイル整理の切り出し｜採用事務から在宅の1人へ

このページは、採用事務の「履歴書のファイル整理」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

募集活動の先には、履歴書を整理するという作業もある

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。

「障害者の採用のための募集活動、人材の確保について教えてください。」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

募集活動の後工程にも、切り出せる作業があります。履歴書を「整える・記録する」という作業も、その1つです。

応募が集中する時期、ファイル整理は追いついていますか

採用事務｜応募が集中する時期の履歴書のファイル整理を、在宅の1人が引き取る

採用事務の担当者は、届いた履歴書や職務経歴書をファイルに整理して保存していく作業を、応募者対応や選考の判断といった判断業務の合間に行っています。応募が集中する時期は整理する件数が増え、判断業務に追われて履歴書のファイル整理が後回しになることがあります。整理が遅れると、必要な履歴書をすぐに取り出せず、面接の準備に手間取ることがあります。担当者としても応募者対応や選考の判断を優先したいところですが、履歴書のファイル整理にも一定の時間を取られています。履歴書のファイル整理だけを在宅の1人に切り出すと、採用事務の担当者は応募者対応や選考の判断に集中でき、整理の遅れも起きにくくなります。必要なのはファイルの整理と保存の力で、扱う内容には履歴書に記載された氏名や住所、経歴といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、整理・保存の作業だけを在宅の1人に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、応募者対応や選考の判断は採用事務の担当者が担っている本来の仕事です。履歴書や職務経歴書をファイルに整理して保存する作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、整理は判断業務に押し出され続けます。

複数の職種が重なる整理も、同じ構図です

採用事務｜複数の募集職種が重なる履歴書のファイル整理を、在宅の1人が引き取る

複数の職種の履歴書を整理している採用事務の担当者は、職種ごとに保存先やファイル名の付け方が違う中で対応しており、職種の数が多い分だけ整理する件数も増えていきます。応募者対応や選考の判断と重なると整理が後回しになり、職種によって付け方がそろわないまま保存してしまうこともあります。付け方がそろわないと、あとから履歴書を探す担当者が見つけられず、探す手間だけが増えていきます。職種が増えるほど、履歴書のファイル整理という作業そのものが重くなっていきます。履歴書のファイル整理をまとめて在宅の1人に任せると、採用事務の担当者は応募者対応や選考の判断に専念でき、整理も職種をまたいで整った付け方でそろいます。必要なのはファイルの整理と保存の力で、扱う内容には履歴書に記載された氏名や住所、経歴といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、整理・保存だけを在宅にまとめて切り出す形です。

職種が違っても、構図は同じです。選考の判断という本来の仕事を担う人が整理も兼ねているあいだ、職種の数が多いほど保存先やファイル名の付け方はそろいにくくなります。

切り出せるのは「整える」と「記録する」の2つの動きです

履歴書のファイル整理という作業を分解すると、必要なのはファイルの整理と保存という基本のスキルです。扱う内容には履歴書に記載された氏名や住所、経歴といった個人情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。選考の判断と承認は社内の担当者に残したまま、整理・保存するという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、ファイルの整理と保存というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。採用事務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち1件の職種カテゴリと一致します。ただし「履歴書のファイル整理」という作業名まで一致しているわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。履歴書のファイル整理は、この型に当てはまる作業です。

採用事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

採用事務という部署には、履歴書のファイル整理のほかにも、案内メールの作成送信、求人媒体への入力、選考状況一覧の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。応募者情報の登録は機密度が中でも訓練メニューにはあり、面接日程の候補作成は履歴書のファイル整理と同じく機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。入社書類の準備は機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで86あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、PC・備品台帳なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

履歴書のファイル整理のデータ

同じ採用事務にある、ほかの作業

採用事務の作業をすべて見る

履歴書のファイル整理に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。