人事担当者のための 従業員名簿の切り出し｜労務・勤怠事務から在宅の1人へ

このページは、労務・勤怠事務の「従業員名簿」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

実際の障害者雇用事例を知る前に、名簿という作業を見てみないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。

「障害者雇用のイメージを高めるため、実際の障害者雇用事例などを知りたいのですが、どうすればよいですか？」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

事例は他社だけにあるとは限りません。労務・勤怠事務にある「整える」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

異動や入退社が重なる時期の名簿更新、実態と合っていますか

労務・勤怠事務｜異動や入退社が重なる時期の従業員名簿の更新を、在宅の1人が引き取る

労務・勤怠事務の担当者は、従業員の氏名や連絡先、所属をまとめた名簿を整える作業を、従業員からの労務相談や例外対応の判断といった判断業務の合間に行っています。異動や入退社が重なる時期は更新する件数が増え、判断業務に追われて従業員名簿の更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、古い所属のまま名簿が残り、連絡を取りたい部署が迷ってしまうことがあります。担当者としても労務相談や例外対応の判断を優先したいところですが、従業員名簿の更新にも一定の時間を取られています。従業員名簿の更新だけを在宅の1人に切り出すと、労務・勤怠事務の担当者は労務相談や例外対応の判断に集中でき、名簿も実態に合わせて整えられていきます。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準で、扱う内容には従業員の氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、更新だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、労務相談や例外対応の判断は労務・勤怠事務の担当者が担っている判断業務です。従業員の氏名や連絡先、所属をまとめた名簿を整える作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、名簿の更新は判断業務に押し出され続けます。

複数部署分の更新も、同じ構図です

労務・勤怠事務｜複数部署分の従業員名簿の更新を、在宅の1人が引き取る

複数の部署から異動や入退社の連絡が届く労務・勤怠事務の担当者は、部署ごとに連絡のタイミングが違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ更新する件数も増えていきます。労務相談や例外対応の判断と重なると更新が後回しになり、部署によって名簿の反映がそろわないまま進めてしまうこともあります。反映がそろわないと、部署ごとに違う所属を参照してしまい、連絡先の確認をやり直すことになります。部署が増えるほど、従業員名簿の更新という作業が重くなっていきます。従業員名簿の更新をまとめて在宅の1人に任せると、労務・勤怠事務の担当者は労務相談や例外対応の判断に専念でき、名簿も部署をまたいで整った状態でそろいます。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準で、扱う内容には従業員の氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、更新だけを在宅にまとめて切り出す形です。

部署が違っても、構図は同じです。労務相談や例外対応の判断という本来の仕事を担う人が更新も兼ねているあいだ、部署が増えるほど反映はそろいにくくなります。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

従業員名簿の更新という作業を分解すると、特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準になります。扱う内容には従業員の氏名や連絡先といった個人情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。労務相談や例外対応の判断と承認は社内の担当者に残したまま、更新するという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。在宅からは、表計算やメールといった一般的な道具を使ってこの作業に関わる形になります。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

従業員名簿の更新で要るスキルは、名簿に載せる項目が会社によって違うため、今回は判定していません。会社ごとに違う、という意味であり、誰にもできないという意味ではありません。労務・勤怠事務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち1件の職種カテゴリと一致します。ただし「従業員名簿」という作業名まで一致しているわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。従業員名簿の更新は、この型に当てはまる作業です。

労務・勤怠事務にはこの後に任せられる作業も並んでいます

労務・勤怠事務という部署には、従業員名簿のほかにも、勤怠データの集計、残業時間一覧、有給休暇台帳など、機密度が中でも訓練メニューにはある作業が並んでいます。打刻漏れの確認は機密度が中で、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。入退社情報は従業員名簿と同じく要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。健康診断の対象者リストや社会保険手続き用データの準備、給与計算前のデータ確認は機密度が高く、見る範囲に健康や社会保険、給与といった機微な情報を含むため、最初の1件には向きません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

従業員名簿のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。