従業員名簿の更新｜人事・総務事務から在宅に切り出す
従業員名簿の更新は、人事・総務事務にある作業です。動きとしては「整える」にあたり、 扱う情報の機密度は中です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
人事・総務事務｜異動や入退社が重なる時期の名簿更新を、在宅の1人が引き取る
人事の担当者は、入社や退職、部署の異動があるたびに従業員名簿の記載を書き直していますが、異動や入退社が重なる時期は他の手続きも並行して抱えており、名簿の更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、名簿をもとにした確認作業で古い情報を見てしまう場面も出てきます。担当者自身も、更新の必要な箇所を頭では分かっていながら、目の前の手続きを優先せざるを得ずにいます。名簿の更新という作業だけを在宅の1人に任せると、担当者は入退社にともなう手続きそのものに集中でき、名簿は常に整った状態を保ちやすくなります。ただし従業員の個人情報を扱う作業のため機密度は中とされており、更新できる範囲や確認の手順をあらかじめ分けたうえで任せる形になりそうです。
人事・総務事務｜窓口対応と兼務で後回しになりがちな名簿更新を、在宅の1人が引き取る
総務の窓口を1人で担当している社員は、社内からの問い合わせに応じながら名簿の更新も自分で行っており、窓口対応が続く日は更新の作業に手を付けられないまま一日が終わることもあります。更新が滞ると、他部署からの照会に古い情報で答えてしまう心配も残ります。窓口には次々と別の用件も持ち込まれるため、名簿の更新はどうしても後ろに回されがちです。担当者もこのままでは記載が実態から離れていくと分かっていながら、目の前の対応を優先せざるを得ずにいます。名簿更新の部分だけを在宅の1人に切り出すと、窓口担当者は問い合わせへの対応に専念でき、名簿の記載は別の人の手でこまめに整えられるようになります。個人情報を扱う内容のため機密度は中とされており、閲覧や更新の権限をあらかじめ区切ってから任せる形になりそうです。
渡すときに決めておくこと
従業員名簿の更新が扱う情報の機密度は中です。 氏名や連絡先といった個人情報をふくむため、渡す前に閲覧の範囲を決めてください。 具体的には、見てよいフォルダを分ける、画面の持ち出しを禁じる、作業のあとに記録を残す、の3つを決めておくと、 あとから「誰がどこまで見たか」を追えます。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
従業員名簿の更新に要るスキルは、当サイトではまだ整理できていません。 作業名から機械で拾える言葉が無かったためです。❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない）。
この作業に要るスキルが決まっていないのは、従業員名簿の更新という名前が 会社によって指す中身が違うからです。渡す前に、実際にどの画面を開いて何を打つのかを一度書き出してください。 書き出した動きが、そのまま必要なスキルになります。
同じ人事・総務事務の他の作業では、次の6つのスキルが要ると整理できています。 従業員名簿の更新を渡す相手を探すときの手がかりになります。
- 聞いた話を文章にする
- ビジネスメールの定型文
- 電話・チャットの一次対応
- ファイルの整理と保存
- 表計算（Excel）の基本操作
- 予定表とリマインドの操作
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、従業員名簿の更新は 「部署名が2／7サイトの職種カテゴリに一致（作業名は一致なし）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ人事・総務事務にある、ほかの作業
人事・総務事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 備品の貸出返却の記録 | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 社内通知メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 各種申請書の受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 押印申請の受付 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝5/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 社内規程ファイルの整理 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 入退社の届出書類の準備 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 慶弔・給付の申請書の下書き | 入力する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| アンケートの集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 会議室・設備の予約管理 | 整える・期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
従業員名簿の更新の動きは「整える」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで62件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| Excel一覧の更新 | 全部署共通 | 低 |
| ファイル名の統一 | 文書・契約管理 | 中 |
| フォルダへの保存 | 全部署共通 | 低 |
| 履歴書のファイル整理 | 採用事務 | 中 |
| 選考状況一覧の更新 | 採用事務 | 低 |
| 入社書類の準備 | 採用事務 | 低 |
| 従業員名簿 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 健康診断の対象者リスト | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 社会保険手続き用データの準備 | 労務・勤怠事務 | 高 |
| 入退社に伴うアカウント一覧 | 情報システム事務 | 中 |
| マニュアル更新 | 情報システム事務 | 低 |
| 画像・原稿の管理 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| セミナー参加者リスト | マーケティング・広報事務 | 中 |
| 掲載先リスト | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 注文データの整理 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 発送状況の更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 表記ゆれ修正 | マスターデータ管理 | 低 |
| CSV整形 | マスターデータ管理 | 低 |
| マニュアルの版管理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 監査資料の整理 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| 証跡の保存 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 高 |
| タスク一覧 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 資料の体裁 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| ファイル名・保存場所の統一 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 課題管理表 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 納品予定日管理 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 対象者リスト | 研修・教育運営事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
| 障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口（厚生労働省の委託事業） twp.mhlw.go.jp |
全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
| 高齢・障害・求職者雇用支援機構（JEED） jeed.go.jp |
事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |