人事担当者のための 従業員名簿の更新の切り出し｜人事・総務事務から在宅の1人へ

このページは、人事・総務事務の「従業員名簿の更新」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

職務内容は、どう選べばいいのか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。

「障害者が従事する職務内容は、どのようにして選定したらよいでしょうか？」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

職務は新しく作るものだけではありません。人事・総務事務にある「整える」という作業も、切り出せる仕事の1つです。

異動や入退社が重なる時期、名簿の更新は追いついていますか

人事・総務事務｜異動や入退社が重なる時期の名簿更新を、在宅の1人が引き取る

人事の担当者は、入社や退職、部署の異動があるたびに従業員名簿の記載を書き直していますが、異動や入退社が重なる時期は他の手続きも並行して抱えており、名簿の更新が後回しになることがあります。更新が遅れると、名簿をもとにした確認作業で古い情報を見てしまう場面も出てきます。担当者自身も、更新の必要な箇所を頭では分かっていながら、目の前の手続きを優先せざるを得ずにいます。名簿の更新という作業だけを在宅の1人に任せると、担当者は入退社にともなう手続きそのものに集中でき、名簿は常に整った状態を保ちやすくなります。ただし従業員の個人情報を扱う作業のため機密度は中とされており、更新できる範囲や確認の手順をあらかじめ分けたうえで任せる形になりそうです。

先ほどの場面にあるとおり、入退社にともなう手続きは人事の担当者が担っている本来の仕事です。従業員名簿の記載を書き直す作業は、その手続きとは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、名簿の更新は手続きに押し出され続けます。

窓口対応と兼務している場合も、同じ構図です

人事・総務事務｜窓口対応と兼務で後回しになりがちな名簿更新を、在宅の1人が引き取る

総務の窓口を1人で担当している社員は、社内からの問い合わせに応じながら名簿の更新も自分で行っており、窓口対応が続く日は更新の作業に手を付けられないまま一日が終わることもあります。更新が滞ると、他部署からの照会に古い情報で答えてしまう心配も残ります。窓口には次々と別の用件も持ち込まれるため、名簿の更新はどうしても後ろに回されがちです。担当者もこのままでは記載が実態から離れていくと分かっていながら、目の前の対応を優先せざるを得ずにいます。名簿更新の部分だけを在宅の1人に切り出すと、窓口担当者は問い合わせへの対応に専念でき、名簿の記載は別の人の手でこまめに整えられるようになります。個人情報を扱う内容のため機密度は中とされており、閲覧や更新の権限をあらかじめ区切ってから任せる形になりそうです。

総務の窓口を兼ねている場合も、構図は同じです。問い合わせへの対応を担う人が名簿の更新も兼ねているあいだ、窓口対応が続く日ほど更新は後回しにされていきます。

切り出せるのは「整える」という1つの動きです

従業員名簿の更新という作業に要るスキルは、会社によって中身が違うため、まだ決まっていません。扱う内容には氏名や所属といった個人情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。作業の説明に紙のやり取りや来社の前提が書かれていないため出社の条件なしに区分されていますが、見る範囲が個人情報などにあたる分、更新できる範囲や確認の手順をあらかじめ分け、判断は社内の担当者の手元に残す形になりそうです。在宅からつなぐ物は表計算やメールなど一般的な道具です。

要るスキルは、会社ごとに決める必要があります

この作業に要るスキルは会社によって内容が違うため、まだ決めていません。そのため、在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページの訓練メニューと機械的に照らし合わせることも、現時点では難しい状態です。人事・総務という部署名は、障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）のうち2件の職種カテゴリに一致しますが、従業員名簿の更新という作業名そのものが職種カテゴリに出てくるわけではありません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。従業員名簿の更新は、この型に当てはまる作業です。

人事・総務事務には、この後に任せられる作業も並んでいます

同じ部署には、備品の貸出返却の記録や社内通知メールの送信、各種申請書の受付と分類、押印申請の受付といった、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。一方で、社内規程ファイルの整理は今回確認した7事業所の訓練メニューには載っておらず、入退社の届出書類の準備や慶弔・給付の申請書の下書きは要るスキルがまだ決まっていません（載っていない、決まっていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。作業ごとに訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで62あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、KPI管理表なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

従業員名簿の更新のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。