人事担当者のための 押印申請の受付と記録の切り出し｜文書・契約管理から在宅の1人へ

このページは、文書・契約管理の「押印申請の受付と記録」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

目に見えない作業にも、任せられる動きがある

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。現場からは、こんな声が上がっています。

「障害のある人向けに切り出す仕事がない」
（厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」の公開ページより）

任せる仕事は、遠くにある新しい業務ではなく、すでに社内の誰かが担っている作業の中から見つかる場合があります。文書・契約管理にある「受け取る」「記録する」という作業も、その1つです。

契約の締結が重なる時期、押印申請の受付は滞っていませんか

文書・契約管理｜契約の締結が重なる時期の押印申請の受付と記録を、在宅の1人が引き取る

文書・契約管理の担当者は、各部署からの押印の申請を受け付け、内容を記録する作業を、契約内容の確認や条件の判断といった判断業務の合間に行っています。契約の締結が重なる時期は受け付ける件数が増え、判断業務に追われて押印申請の受付と記録が後回しになることがあります。記録が遅れると、押印の経緯をあとから確認できなくなることがあります。担当者としても契約内容の確認や条件の判断を優先したいところですが、押印申請の受付と記録にも一定の時間を取られています。押印申請の受付と記録だけを在宅の1人に切り出すと、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に集中でき、受付の抜けも起きにくくなります。必要なのは聞いた話を文章にする力と電話・チャットの一次対応の力で、扱う内容には押印申請に含まれる取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、受付・記録だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、契約内容の確認や条件の判断は文書・契約管理の担当者が担っている判断業務です。各部署からの押印の申請を受け付け、内容を記録する作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、受付と記録は契約内容の確認に押し出され続けます。

部署が増えるほど、記録の反映はそろいますか

文書・契約管理｜複数部署分の押印申請の受付と記録を、在宅の1人が引き取る

複数の部署から押印の申請を受け付けている文書・契約管理の担当者は、部署ごとに急ぎ度や必要な書類が違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ受け付ける件数も増えていきます。契約内容の確認や条件の判断と重なると受付が後回しになり、部署によって記録の反映がそろわないまま進めてしまうこともあります。反映がそろわないと、急ぎの申請が他の申請に埋もれ、対応が遅れて気づかれることもあります。部署が増えるほど、押印申請の受付と記録が重くなっていきます。受付と記録をまとめて在宅の1人に任せると、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に専念でき、記録も部署をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは聞いた話を文章にする力と電話・チャットの一次対応の力で、扱う内容には押印申請に含まれる取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、受付・記録だけを在宅にまとめて切り出す形です。

部署が違っても、構図は同じです。契約内容の確認や条件の判断を担う人が受付と記録も兼ねているあいだ、部署の数が多いほど受け付ける件数は増えていきます。

切り出せるのは「受け取る」と「記録する」の2つの動きです

押印申請の受付と記録という作業を分解すると、必要なのは聞いた話を文章にする力と、電話・チャットの一次対応の力です。扱う内容には押印申請に含まれる取引先情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。作業の説明には紙のやり取りやスキャン、電話や来社が必要な要素が書かれておらず、在宅で進めやすい作業に分類されています。在宅の担当者とは、表計算やメールといった一般的な道具でつながります。契約内容の確認や条件の判断と承認は社内の担当者に残したまま、受け付けて記録するという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。

電話・チャットの一次対応を教えている訓練は、すでにあります

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、電話・チャットの一次対応のスキルを教えるメニューは3事業所にあり、うち2事業所は在宅で受けられると明記されていました。メニュー名には、オンラインコミュニケーション、オンラインコミュニケーション(チャット対応・ビデオ会議・適切な報連相)、チャット連絡・ビデオ通話、事業所内SNS/チャット操作(Workplace from Meta)といった名前が並んでいます。教えているのは一次対応というスキルであり、押印申請の受付と記録そのものを教えているわけではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件(ハローワークインターネットサービスを含む)の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。押印申請の受付と記録は、この型に当てはまる作業です。

文書・契約管理にはこの後に任せられる作業も並んでいます

文書・契約管理という部署には、押印申請の受付と記録のほかにも、契約書の台帳更新、保管場所の一覧更新、締結状況の一覧化など、機密度は中でも訓練メニューに挙がっている作業が並んでいます。更新期限の管理、ファイル名の統一、契約書の記載事項の照合は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。版数の管理と文書の廃棄予定の管理は、要るスキルが会社によって違うため今回は判定していません。契約書のPDF化と保存は紙の原本をスキャンする作業そのものにあたり、出社が要る作業です。なお、「記録する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで38あり、アカウント発行申請の受付、チェックリスト回収、健康診断の案内と回収なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表(/keisan.html)では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面(訪問)かオンラインで行われています。

押印申請の受付と記録のデータ

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押印申請の受付と記録に印を付けて、週の合計時間を数える

公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝厚生労働省の委託事業「障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。