教材登録｜研修・教育運営事務から在宅に切り出す
教材登録は、研修・教育運営事務にある作業です。動きとしては「入力する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
研修・教育運営事務｜研修が重なる時期の教材登録を、在宅の1人が引き取る
研修・教育運営の担当者は、研修で使う教材のデータをシステムに登録し、受講者が閲覧できる状態にする作業を、研修内容の企画業務の合間に行っています。研修が重なる時期は登録する教材の数が増え、企画業務に追われて登録が後回しになることがあります。登録が遅れると、受講者が開催当日までに教材を確認できず、準備が不十分なまま研修を受けることにもなりかねません。担当者としても研修内容の企画を優先したいところですが、教材の登録にも一定の時間を取られています。教材登録だけを在宅の1人に切り出すと、研修・教育運営の担当者は企画業務に集中でき、登録の遅れも起きにくくなります。必要なのは文字入力・データ入力の基本操作で、扱う内容は研修で使う教材の情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
研修・教育運営事務｜複数研修分の教材登録を、在宅の1人が引き取る
複数の研修を並行して運営している研修・教育運営の担当者は、研修ごとに違う教材をそれぞれ登録しており、研修の数が多い分だけ登録の作業も重くなります。企画業務と重なると登録が後回しになり、開催の直前になって教材が未登録のまま残っていることに気づくこともあります。登録が漏れると、受講者からの問い合わせに個別に対応する手間が発生します。研修が増えるほど、登録の抜けも起きやすくなっていきます。教材登録をまとめて在宅の1人に任せると、研修・教育運営の担当者は企画業務に専念でき、登録も研修をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは文字入力・データ入力の基本操作で、扱う内容は研修で使う教材の情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
教材登録が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
教材登録に要るスキルは1つです。
- 文字入力・データ入力
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「文字入力・データ入力←パソコン入力作業訓練／文字入力・データ入力←実務トレーニング（データ入力など）／文字入力・データ入力←模擬就労（顧客データ管理、資料作成等の模擬業務グループワーク）」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、教材登録は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ研修・教育運営事務にある、ほかの作業
研修・教育運営事務には、このほかに9件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| 対象者リスト | 整える | 中 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 受講案内送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 出欠管理 | 整える | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| テスト結果集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 未受講リマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| アンケート集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 修了証作成 | 入力する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 研修履歴更新 | 整える・記録する | 低 | ❓必要スキルが決まっていない（作業名から拾えない） |
| 接続案内 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
教材登録の動きは「入力する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで40件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| データ入力 | 全部署共通 | 低 |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 全部署共通 | 低 |
| 書類のPDF化・データ化 | 全部署共通 | 低 |
| マニュアルへの転記 | 全部署共通 | 低 |
| 応募者情報の登録 | 採用事務 | 中 |
| 求人媒体への入力 | 採用事務 | 低 |
| 面接記録の入力 | 採用事務 | 中 |
| Web・ブログの記事登録 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 商品画像の登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| キャンペーン登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| CMS入稿 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 点検結果の入力 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 進捗入力 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 受注・出荷データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 配送番号登録 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 返品データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 修了証作成 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 調査結果の表への入力 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 慶弔・給付の申請書の下書き | 人事・総務事務 | 低 |
| 請求書データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 経費データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 領収書のPDF化 | 経理補助 | 低 |
| 仕訳の補助入力 | 経理補助 | 低 |
| 請求書の発行と送付 | 経理補助 | 低 |
| 見積書の作成 | 営業事務 | 低 |
| 納品書の発行 | 営業事務 | 低 |
| 顧客情報の入力 | 営業事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
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