数値の集計｜全部署共通から在宅に切り出す
数値の集計は、全部署共通にある作業です。動きとしては「集計する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
全部署共通｜月末に集中する経費精算の集計を、在宅の1人が引き取る
経理の担当者は、各部署から届く経費精算の申請を受け取り、支払いの承認作業の合間に金額をExcelで集計しています。月末は申請が一気に届くため集計に追われ、承認の確認そのものにかける時間が削られてしまうことがあります。集計が遅れると、支払日までに承認が間に合わず、社員への振込が翌月にずれ込んでしまうこともあります。担当者としても金額の妥当性を確認する判断業務を優先したいところですが、その前段階の集計に時間を取られています。数値の集計だけを在宅の1人に切り出すと、経理担当者は承認の確認という判断業務に集中でき、月末の集計の遅れも起きにくくなります。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は経費の金額といった業務データが中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
全部署共通｜複数拠点分の勤怠集計を、在宅の1人が引き取る
複数の拠点を担当している総務の社員は、各拠点から届く勤怠の記録を1人でExcelに集計しており、拠点が多い分だけ数字をまとめる作業に時間を取られています。他の拠点からの問い合わせにも同時に対応しているため、集計の途中で作業が中断されることも少なくありません。集計が遅れると、給与計算の締め切りに間に合わず、確認作業を急いで行うことになります。拠点ごとに記録の届く形式も少しずつ違い、そろえる手間も積み重なっています。勤怠の集計を在宅の1人に任せると、総務の担当者は拠点からの問い合わせ対応に集中でき、集計の締め切りに追われることも減っていきます。必要なのは表計算の基本操作で、扱う内容は出退勤の記録が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
数値の集計が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
数値の集計に要るスキルは1つです。
- 表計算（Excel）の基本操作
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「表計算（Excel）の基本操作←Excel／表計算（Excel）の基本操作←Excelの基礎・応用」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、数値の集計は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ全部署共通にある、ほかの作業
全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| データ入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 二つの資料の照合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Excel一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| フォルダへの保存 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定型メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 期限前のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録・文字起こし | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 書類のPDF化・データ化 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| マニュアルへの転記 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Webからの情報収集 | 調べる | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例レポートの作成 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
数値の集計の動きは「集計する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで24件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 定例レポートの作成 | 全部署共通 | 低 |
| 勤怠データの集計 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 残業時間一覧 | 労務・勤怠事務 | 中 |
| 利用状況の集計 | 情報システム事務 | 低 |
| アンケート集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 問い合わせ経路の集計 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 売上集計 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 定期レポート用データの準備 | マスターデータ管理 | 低 |
| 定例報告の集計 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 在庫一覧 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 倉庫報告の集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 棚卸しデータ集計 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| テスト結果集計 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 定例数値の集計 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| KPI管理表 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 部門別データ統合 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| アンケートの集計 | 人事・総務事務 | 低 |
| 売上データの集計 | 営業事務 | 低 |
| 見積の比較表づくり | 購買・発注事務 | 低 |
| 発注履歴の集計 | 購買・発注事務 | 低 |
| 締結状況の一覧化 | 文書・契約管理 | 中 |
| よくある質問の集計 | 顧客対応事務 | 中 |
| 満足度アンケートの集計 | 顧客対応事務 | 中 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
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全国の採用担当者 | 無料 | 申込フォームまたは電話。相談は対面またはオンライン。最大5回のオーダーメイド支援 |
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事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |