人事担当者のための 文書の廃棄予定の管理の切り出し｜文書・契約管理から在宅の1人へ

このページは、文書・契約管理の「文書の廃棄予定の管理」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

検討の手がかりは、保存期限が過ぎた書類の中にもある

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。

「障害者が従事する職務内容は、どのようにして選定したらよいでしょうか？」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

検討の手がかりは、保存期限が過ぎた文書の中にもあります。文書・契約管理にある「整える」「期限を管理する」という作業も、その1つです。

保存期限が重なる時期、廃棄予定の管理は追いついていますか

文書・契約管理｜保存期限が重なる時期の文書の廃棄予定の管理を、在宅の1人が引き取る

文書・契約管理の担当者は、保存期限を過ぎた文書の廃棄予定を一覧で管理する作業を、契約内容の確認や条件の判断といった判断業務の合間に行っています。保存期限が重なる時期は管理する件数が増え、判断業務に追われて廃棄予定の管理が後回しになることがあります。管理が遅れると、廃棄予定に気づかないまま期限が過ぎ、不要な文書が保管され続けてしまうことがあります。担当者としても契約内容の確認や条件の判断を優先したいところですが、廃棄予定の管理にも一定の時間を取られています。廃棄予定の管理だけを在宅の1人に切り出すと、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に集中でき、廃棄予定の管理も遅れにくくなります。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準で、扱う内容には契約書に含まれる取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、管理だけを在宅に切り出す形です。

先ほどの場面にあるとおり、契約内容の確認や条件の判断は文書・契約管理の担当者が担っている判断業務です。保存期限を過ぎた文書の廃棄予定を一覧で管理する作業は、その判断業務とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、廃棄予定の管理は契約内容の確認に押し出され続けます。

部署が増えるほど、期限の反映はそろいますか

文書・契約管理｜複数部署分の文書の廃棄予定の管理を、在宅の1人が引き取る

複数の部署の文書をまとめて廃棄予定に管理している文書・契約管理の担当者は、部署ごとに保存期限のルールが違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ管理する件数も増えていきます。契約内容の確認や条件の判断と重なると管理が後回しになり、部署によって期限の反映がそろわないまま進めてしまうこともあります。反映がそろわないと、部署によって期限の把握がずれ、廃棄の判断が遅れてしまうこともあります。部署が増えるほど、廃棄予定の管理が重くなっていきます。廃棄予定の管理をまとめて在宅の1人に任せると、文書・契約管理の担当者は契約内容の確認や条件の判断に専念でき、管理も部署をまたいで整った状態でそろいます。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準で、扱う内容には契約書に含まれる取引先情報が含まれるため、判断と承認は社内の担当者に残し、管理だけを在宅にまとめて切り出す形です。

部署が違っても、構図は同じです。契約内容の確認や条件の判断を担う人が廃棄予定の管理も兼ねているあいだ、部署の数が多いほど管理する件数は増えていきます。

切り出せるのは「整える」と「期限を管理する」の2つの動きです

文書の廃棄予定の管理という作業を分解すると、必要なスキルはまだ決まっていません。要るスキルが会社によって違うため、今回は判定を保留しています。扱う内容には契約書に含まれる取引先情報が含まれるため、機密度は中に分類されています。作業の説明には紙のやり取りやスキャン、電話や来社が必要な要素が書かれておらず、在宅で進めやすい作業に分類されています。在宅の担当者とは、表計算やメールといった一般的な道具でつながります。契約内容の確認や条件の判断と承認は社内の担当者に残したまま、期限を見張って整えるという動きだけを在宅の1人に切り出す形です。

要るスキルは、会社によって中身が違います

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、文書の廃棄予定の管理に要るスキルは会社ごとに文書の管理方法が違うため、今回は訓練の有無を判定していません。特別な資格よりも台帳を丁寧に整える力が基準になる作業です。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件(ハローワークインターネットサービスを含む)の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。文書の廃棄予定の管理は、この型に当てはまる作業です。

文書・契約管理にはこの後に任せられる作業も並んでいます

文書・契約管理という部署には、契約書の台帳更新、押印申請の受付と記録、保管場所の一覧更新、締結状況の一覧化など、機密度は中でも訓練メニューに挙がっている作業が並んでいます。更新期限の管理、ファイル名の統一、契約書の記載事項の照合は機密度が中でかつ今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした。契約書のPDF化と保存は紙の原本をスキャンする作業そのものにあたり、出社が要る作業です。作業ごとに機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「整える」という同じ動きの作業は、部署をまたいで73あり、Excel一覧の更新、FAQの更新、KPI管理表なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表(/keisan.html)では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面(訪問)かオンラインで行われています。

文書の廃棄予定の管理のデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。