日程調整｜全部署共通から在宅に切り出す
日程調整は、全部署共通にある作業です。動きとしては「期限を管理する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
全部署共通｜来客対応と重なる会議室の日程調整を、在宅の1人が引き取る
総務の担当者は、社内の会議や来客の予定に合わせて会議室の空き状況を確認し、参加者の予定表を見ながら日程を調整しています。来客対応が重なる日は電話や受付の対応に追われ、日程調整の連絡が後回しになることがあります。調整が遅れると、参加者の予定がふさがってしまい、会議そのものの開催が延びてしまうこともあります。担当者としても来客対応を優先せざるを得ず、予定表を見比べる作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。日程調整だけを在宅の1人に切り出すと、総務担当者は来客対応に専念でき、会議室や参加者の予定も早めに固まりやすくなります。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は社内の予定が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
全部署共通｜応募が重なる時期の面談日程調整を、在宅の1人が引き取る
人事の担当者は、応募者からの返信を見ながら面接官の予定表と照らし合わせ、面接の日程をひとつずつ調整しています。応募が重なる時期は調整する件数が増え、書類選考の確認業務にまで手が回らなくなることがあります。調整が遅れると、応募者を待たせてしまい、他社の選考が先に進んでしまう心配も出てきます。担当者としても選考の判断そのものを優先したいところですが、予定を突き合わせる作業に時間を取られているのが実情です。日程調整という作業だけを在宅の1人に任せると、人事の担当者は書類選考の確認や合否の判断に集中でき、調整の遅れも起きにくくなります。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は面接の予定が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
日程調整が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
日程調整に要るスキルは1つです。
- 予定表とリマインドの操作
⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「予定表とリマインドの操作←日報の提出／予定表とリマインドの操作←日報記入」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、日程調整は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ全部署共通にある、ほかの作業
全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| データ入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 二つの資料の照合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Excel一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 数値の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| フォルダへの保存 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定型メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 期限前のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録・文字起こし | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| 書類のPDF化・データ化 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| マニュアルへの転記 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Webからの情報収集 | 調べる | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例レポートの作成 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
日程調整の動きは「期限を管理する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで19件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| 期限前のリマインド | 秘書・調整サポート | 低 |
| 面接日程の候補作成 | 採用事務 | 中 |
| SNS投稿の予約 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 許認可・資格の更新期限 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 会議日程調整 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 未対応のリマインド | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 未受講リマインド | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 日程・参加者調整 | 経営管理・会議運営補助 | 中 |
| 宿題事項の期限管理 | 経営管理・会議運営補助 | 低 |
| 会議室・設備の予約管理 | 人事・総務事務 | 低 |
| 支払予定一覧の更新 | 経理補助 | 低 |
| 契約更新期限の管理 | 営業事務 | 中 |
| 納期の確認と記録 | 購買・発注事務 | 低 |
| 納品予定のリマインド | 購買・発注事務 | 低 |
| 更新期限の管理 | 文書・契約管理 | 中 |
| 文書の廃棄予定の管理 | 文書・契約管理 | 中 |
| 会議室の予約 | 秘書・調整サポート | 低 |
| 来客予定の一覧更新 | 秘書・調整サポート | 低 |
| 予定表の更新 | 秘書・調整サポート | 低 |
公的な相談先（無料）
このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。
| 窓口 | 対象 | 費用 | 申込の形 |
|---|---|---|---|
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事業主全般 | 無料の資料・相談あり | 地域障害者職業センターに相談。事例集や「はじめての障害者雇用」の資料を公開 |
| ハローワーク | 事業主全般 | 無料 | 窓口で求人の相談。障害のある方のための求人の区分がある |