書類のPDF化・データ化｜全部署共通から在宅に切り出す
書類のPDF化・データ化は、全部署共通にある作業です。動きとしては「入力する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。
この作業がいま止まっている場面
全部署共通｜紙で届く契約書のPDF化を、在宅の1人が引き取る
総務の担当者は、取引先から紙で届く契約書をスキャンしてPDFにし、保存フォルダへ収める作業を窓口対応の合間に行っています。契約が重なる時期はスキャンする枚数が増え、窓口対応に追われてPDF化が後回しになることがあります。PDF化が遅れると、確認のために原本を探す手間が増え、社内での共有も遅くなってしまいます。担当者としても窓口対応を優先せざるを得ず、スキャンや保存の作業にまとまった時間を取りにくいのが実情です。書類のPDF化だけを在宅の1人に切り出すと、総務担当者は窓口対応に専念でき、契約書もすぐに社内で確認できる状態に整います。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は契約に関する書類が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。
全部署共通｜紙の領収書をデータ化する作業を、在宅の1人が引き取る
経理の担当者は、社員から提出される紙の領収書をスキャンしてデータにし、経費精算のシステムに添付する作業を承認業務の合間に行っています。月末は提出される領収書が一気に増え、データ化が後回しになって未処理の紙が積み上がっていくことがあります。データ化が遅れると、承認の締め切りに間に合わず、精算そのものが翌月にずれ込んでしまうこともあります。担当者としても金額の確認という判断業務を優先したいところですが、その前段階のデータ化に時間を取られています。領収書のデータ化だけを在宅の1人に切り出すと、経理担当者は承認の確認業務に集中でき、月末の処理の遅れも起きにくくなります。必要なのはファイルの整理と保存の基本操作で、扱う内容は経費に関する記録が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。
渡すときに決めておくこと
書類のPDF化・データ化が扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。
この作業に要るスキルと、訓練で教えているか
書類のPDF化・データ化に要るスキルは1つです。
- ファイルの整理と保存
⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。
どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「ファイルの整理と保存←応募書類の作成・添削／ファイルの整理と保存←自分の得意なこと・苦手なことを整理する／ファイルの整理と保存←自己理解・働き方の整理」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。
在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか
在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、書類のPDF化・データ化は 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。
同じ全部署共通にある、ほかの作業
全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。
| 作業 | 動詞 | 機密度 | 訓練にあるか |
|---|---|---|---|
| メール・フォームの受付と分類 | 受け取る | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝6/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| データ入力 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 二つの資料の照合 | 照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 入力する・照合する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Excel一覧の更新 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 数値の集計 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| ファイル名の統一 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| フォルダへの保存 | 整える | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定型メールの送信 | 連絡する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| 日程調整 | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 期限前のリマインド | 期限を管理する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 議事録・文字起こし | 記録する | 低 | ⛔要るスキルが7事業所の訓練メニューに無い |
| マニュアルへの転記 | 入力する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
| Webからの情報収集 | 調べる | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所） |
| 定例レポートの作成 | 集計する | 低 | ⭕スキルが訓練に有る＝3/7事業所（うち在宅可と明記 1事業所） |
部署は違うが、同じ動きの作業
書類のPDF化・データ化の動きは「入力する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで40件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。
| 作業 | 部署 | 機密度 |
|---|---|---|
| データ入力 | 全部署共通 | 低 |
| 入力漏れ・誤字脱字の確認 | 全部署共通 | 低 |
| マニュアルへの転記 | 全部署共通 | 低 |
| 応募者情報の登録 | 採用事務 | 中 |
| 求人媒体への入力 | 採用事務 | 低 |
| 面接記録の入力 | 採用事務 | 中 |
| Web・ブログの記事登録 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 広告レポートの数値入力 | マーケティング・広報事務 | 低 |
| 商品情報の登録更新 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 商品画像の登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| キャンペーン登録 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| CMS入稿 | Webサイト・EC運営事務 | 低 |
| 顧客・商品マスターの登録更新 | マスターデータ管理 | 中 |
| 点検結果の入力 | 品質管理・コンプライアンス事務 | 低 |
| 進捗入力 | プロジェクト・PMO補助 | 低 |
| 受注・出荷データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 配送番号登録 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 返品データ入力 | 物流・在庫管理事務 | 低 |
| 教材登録 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 修了証作成 | 研修・教育運営事務 | 低 |
| 調査結果の表への入力 | 調査・情報収集事務 | 低 |
| 慶弔・給付の申請書の下書き | 人事・総務事務 | 低 |
| 請求書データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 経費データの入力 | 経理補助 | 低 |
| 領収書のPDF化 | 経理補助 | 低 |
| 仕訳の補助入力 | 経理補助 | 低 |
| 請求書の発行と送付 | 経理補助 | 低 |
| 見積書の作成 | 営業事務 | 低 |
| 納品書の発行 | 営業事務 | 低 |
| 顧客情報の入力 | 営業事務 | 中 |
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