人事担当者のための 期限前のリマインドの切り出し｜秘書・調整サポートから在宅の1人へ

このページは、秘書・調整サポートの「期限前のリマインド」を在宅の1人に任せられないかを考えている人事担当者のためのページです。

事例を知りたくなる前に、見過ごされがちな管理作業に目を向けないか

障害者雇用の枠はあるのに、応募が来ない、任せる仕事が見当たらない、在宅という働き方も検討したことがない。そんな状態のまま、枠だけが残っていないでしょうか。公的なQ&Aには、こんな言葉が並んでいます。

「障害者雇用のイメージを高めるため、実際の障害者雇用事例などを知りたいのですが、どうすればよいですか？」
（高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」の公開ページより）

頼む仕事は、期限を見張るという地味な動きの中にもあります。秘書・調整サポートにある「期限を管理する」という作業も、その1つです。

締め切りが重なる時期、リマインドの抜けは起きていませんか

秘書・調整サポート｜締め切りが重なる時期の期限前のリマインドを、在宅の1人が引き取る

秘書・調整サポートの担当者は、書類の提出や返信の期限が近づいた関係者へリマインドを送る作業を、上司や役員からの相談対応といった判断業務の合間に行っています。締め切りが重なる時期は管理する期限の件数が増え、相談対応に追われてリマインドそのものが後回しになることがあります。リマインドが遅れると、期限を過ぎてから提出の催促をすることになり、関係者に慌てて対応してもらうこともあります。担当者としても上司や役員からの相談対応を優先したいところですが、期限前のリマインドにも一定の時間を取られています。期限前のリマインドだけを在宅の1人に切り出すと、秘書・調整サポートの担当者は相談対応に集中でき、期限の抜けも起きにくくなります。必要なのは予定表とリマインドの操作の力で、扱う内容は提出の期限といった業務情報が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

先ほどの場面にあるとおり、上司や役員からの相談対応は秘書・調整サポートの担当者が担っている本来の仕事です。期限前のリマインドは、その相談対応とは別の動きにあたります。同じ人が両方を担っているあいだ、リマインドは相談対応に押し出され続けます。

複数部署の締め切り管理も、同じ構図です

秘書・調整サポート｜複数部署の締め切りが重なる期限前のリマインドを、在宅の1人が引き取る

複数の部署の締め切りをまとめて管理している秘書・調整サポートの担当者は、部署ごとに期限や提出先が違う中で対応しており、部署の数が多い分だけ管理する期限も増えていきます。相談対応と重なるとリマインドが後回しになり、部署によって送るタイミングがそろわないまま進めてしまうこともあります。タイミングがそろわないと、一部の部署への案内が漏れ、期限を過ぎてから気づかれることもあります。部署が増えるほど、期限を管理する作業そのものが重くなっていきます。期限前のリマインドをまとめて在宅の1人に任せると、秘書・調整サポートの担当者は上司や役員からの相談対応に専念でき、リマインドも部署をまたいで整った状態でそろいます。必要なのは予定表とリマインドの操作の力で、扱う内容は提出の期限といった業務情報が中心のため機密度は低く、まず任せてみるのに向いています。

部署が違っても、構図は同じです。上司や役員からの相談対応を担う人が締め切りの管理も兼ねているあいだ、部署が増えるほど期限を管理する作業そのものが重くなっていきます。

切り出せるのは「期限を管理する」という1つの動きです

期限前のリマインドという作業を分解すると、必要なのは「期限を管理する」という動きと、予定表とリマインドの操作という基本のスキルです。扱う内容は提出の期限といった業務情報が中心のため、機密度は低に分類されています。上司や役員からの相談対応は担当者の手元に残したまま、期限を見張るという動きだけを在宅の1人に渡す形です。作業の説明に紙のやり取りや来社は書かれていないため、在宅でも進められます。在宅からは表計算・メールなど一般的な道具でつながる形です。

訓練メニューには載っていません。それでも切り出せる理由

在宅の訓練をしている就労移行支援事業所7件の公開ページを確認したところ、予定表とリマインドの操作というスキルを教えるメニューは見当たりませんでした。載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません。この作業は障害者向けを含む求人サイト7件（ハローワークインターネットサービスを含む）の職種カテゴリにも出てきません。高齢・障害・求職者雇用支援機構の調査研究報告書は、職務をつくる方法の1つとして、職場にある定型反復的な作業を探し出し、切り出して再構成する「切り出し・再構成モデル」を挙げています。期限前のリマインドは、この型に当てはまる作業です。

秘書・調整サポートにはこの後に任せられる作業も並んでいます

秘書・調整サポートという部署には、期限前のリマインドのほかにも、会議資料の取りまとめ、来客予定の一覧更新、予定表の更新など、機密度が低く訓練メニューにも挙がっている作業が並んでいます。日程調整、会議室の予約、議事録の作成、送付物の手配記録は機密度が低い一方、今回確認した7事業所の訓練メニューには載っていませんでした（載っていない、という意味であり、教えていないという意味ではありません）。出張手配の下調べは機密度が低い一方、要るスキルが会社によって違うため、今回は訓練の有無を判定していません。名刺情報の入力は機密度が中で訓練メニューにはありますが、名刺の現物を画像やスキャンで渡す用意が要ります。作業によって機密度と訓練の有無は違い、同じように切り出せるとは限りません。なお、「期限を管理する」という同じ動きの作業は、部署をまたいで19あり、SNS投稿の予約、会議室の予約、契約更新期限の管理なども同じ動きに数えられます。

次にできること

このサイトの計算表（/keisan.html）では、任せたい作業に印を付け、1回あたりの分数と回数を自社の数字で入れると、1週間の合計時間が出ます。障害者のテレワーク雇用に関する無料相談窓口という、全国の採用担当者を対象にした厚生労働省の委託事業もあります。業務の選定から定着までの相談が最大5回、オーダーメイドの形で無料で受けられ、申し込みはフォームか電話、相談は対面（訪問）かオンラインで行われています。

期限前のリマインドのデータ

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公的な相談先

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。

出典と調べた日

求人サイト7件と就労移行支援事業所7件の公開ページ（2026-09-19に確認・名前とURLはこのサイトについて）／職務をつくる3つのモデル＝障害者職業総合センター調査研究報告書No.133（2026-09-21に確認）／相談先＝各窓口の公開ページ（2026-09-21に確認）。

「—」や「訓練に無い」は、調べた公開ページに書かれていなかったという意味で、教えていない・その作業が無いという意味ではありません。

困りごとの原文＝高齢・障害・求職者雇用支援機構「はじめての障害者雇用～事業主のためのQ＆A～」（公開ページ）（2026-09-21に確認）。