期限前のリマインド｜全部署共通から在宅に切り出す

期限前のリマインドは、全部署共通にある作業です。動きとしては「期限を管理する」にあたり、 扱う情報の機密度は低です。この作業がいまどう回っているか、 在宅の1人に切り出すと何が変わるかを、2つの場面で書きました。

この作業がいま止まっている場面

全部署共通｜支払期限が近づいた案件のリマインドを、在宅の1人が引き取る

経理の担当者は、取引先への支払いや社内の経費精算について、期限が近づいた案件を一覧から拾い出し、関係者に連絡する作業を承認業務の合間に行っています。案件が重なる時期はリマインドの連絡そのものが後回しになり、気づいたときには期限を過ぎている案件が出てくることもあります。期限を過ぎると、支払いの遅延や振込のやり直しといった対応が新たに発生します。担当者としても金額の確認や承認の判断を優先したいところですが、期限の管理にまで注意を配りきれないのが実情です。期限前のリマインドだけを在宅の1人に切り出すと、経理担当者は確認や承認の判断業務に集中でき、期限切れの見落としも減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は支払いの期日が中心のため機密度は低く、最初の1件として任せやすい業務です。

全部署共通｜複数部署から届く提出書類の締切リマインドを、在宅の1人が引き取る

総務の担当者は、各部署から届く報告書や申請書の提出状況を一覧で管理し、締切が近づいた部署に連絡する作業を他の手続きの合間に行っています。部署の数が多いため、確認とリマインドの連絡だけでもまとまった作業になり、他の手続きが後回しになることがあります。リマインドが遅れると、提出のない部署に気づかないまま締切を過ぎてしまうこともあります。担当者としても手続き業務を優先せざるを得ず、一覧の確認にまで手が回りにくいのが実情です。締切のリマインドという作業だけを在宅の1人に任せると、総務の担当者は本来の手続き業務に集中でき、提出漏れの見落としも減っていきます。必要なのは予定表とリマインドの操作で、扱う内容は提出状況の一覧が中心のため機密度は低く、切り出しの入り口として試しやすい業務です。

渡すときに決めておくこと

期限前のリマインドが扱う情報の機密度は低です。 社外の目に触れても困りにくい情報なので、在宅で最初に渡す1件として検討しやすい作業にあたります。 決めておくことは、どのファイルまで見てよいかの範囲と、終わったことをどこに書いて知らせるかの2つです。

この作業に要るスキルと、訓練で教えているか

期限前のリマインドに要るスキルは1つです。

• 予定表とリマインドの操作

⭕スキルが訓練に有る＝2/7事業所（うち在宅可と明記 2事業所）。

どの訓練メニューにつながったかを、事業所が公開している言葉のまま並べます＝ 「予定表とリマインドの操作←日報の提出／予定表とリマインドの操作←日報記入」。左がこの作業に要るスキル、右が事業所のメニュー名です。 メニュー名が作業名と違っていても、要るスキルが同じなら、その事業所で練習した人に任せられる可能性があります。

在宅の求人では、この作業がどう呼ばれているか

在宅の求人サイト7件の職種カテゴリと照らすと、期限前のリマインドは 「7サイトの職種カテゴリに無い（求人サイトは職種の粒で、作業の粒では分類していない）」という結果でした。 求人サイトは職種の単位で分類しているため、作業の単位ではそのままの名前が出てこないことがあります。 求人の職種名で探しても見つからない作業が、社内にはあるということです。

同じ全部署共通にある、ほかの作業

全部署共通には、このほかに15件の作業を並べました。 1件だけを切り出すより、近い作業をまとめて渡すほうが、渡す側の説明が1回で済みます。

全部署共通の16件をすべて見る

部署は違うが、同じ動きの作業

期限前のリマインドの動きは「期限を管理する」です。 同じ動きの作業は、部署をまたいで19件ありました。 在宅の1人にまとめて渡すとき、部署ではなく動きでそろえると、覚えることが1つで済みます。

公的な相談先（無料）

このサイトは一覧を並べるだけで、制度の可否は判断しません。実際に進めるときは、下の公的な窓口で確認してください。いずれも事業主が無料で使えます。